Publish date 2021-09-08
Reading time Lästid: 7 min

Representation och konferens – här är avdragen du får göra

Efter en tid av social distansering börjar så sakteliga kundluncher och personalfester återvända till agendan. Men vad är avdragsgillt? Här går vår redovisningskonsult Petra Bräutigam Andersson igenom vilka avdrag som finns att göra när det kommer till representation med kunder och anställda.

2017 ändrades regelverket kring företagsrepresentation vilket innebar att det inte längre var en avdragsgill kostnad. Det finns dock några avdrag du fortfarande har rätt att göra.

Vad behövs för att få göra representationsavdrag?

– Det måste finnas en direkt anknytning mellan representationen och din verksamhet. För att du ska kunna dra av momsen måste ditt företag ha rätt till att få tillbaka eller vara skyldigt att betala moms.

Vilken typ av representation är avdragsgill?

– Mat och dryck i enklare form är det enda som är avdragsgillt: till exempel te, kaffe, kakor, smörgåsar eller alkoholfri dryck. Notan får som mest vara på 60 kronor per person.

Får jag dra av moms på representation?

– Trots avskaffningen av det generella avdraget kan du fortfarande dra av ingående moms för måltider i anknytning till representation. Du kan dra av hela momsbeloppet upp till 300 kronor (exklusive moms) per person och tillfälle.

Momsen är 12 procent på mat och alkoholfri dryck samt 25 procent på alkohol.

Momsen på mat och alkoholfri dryck är 12 procent (2021) och på alkohol är momssatsen 25 procent. Det finns två alternativ för hur du kan beräkna den avdragsgilla momsen; antingen genom hur stor del av kostnaden som gäller mat respektive alkoholhaltig dryck, eller så kan du dra av ett schablonbelopp. Skulle kostnaden överstiga 300 kronor (exklusive moms) per person och tillfälle får ni dra av ett schablonbelopp på 46 kronor per person om alkohol serveras, och 36 kronor om alkohol inte har serverats.

Guldkorn för företagaren – missa inte guiden med värdefulla tips!

När du ska dra av momsen ligger totalbeloppet till grund för beräkningen – alltså hela sällskapets nota. Dricks ingår inte i underlaget för momsberäkning.

Räkneexempel:

I samband med en affärsförhandling har ett företag haft middagskostnader till ett värde av 1 758 kronor, fördelat på tre personer som varit med på middagen. Maten stod för 900 kronor av kostnaden exklusive moms, medan 600 kronor exklusive moms var för starköl.

Restaurangen har tagit ut moms på 108 kronor för maten (900 kronor x 12 % moms) och 150 kronor för starkölen (600 kronor x 25 %). Alltså blir den totala momsen på notan 258 kronor.

Av den totala kostnaden exklusive moms uppgår maten till 60 procent (900 kr/1 500 kr) och starkölen till 40 procent (600 kronor/1 500 kronor).

Alt 1:

Du har rätt att dra av moms på 900 kronor (300 kronor x 3 personer). Av det är 540 kronor (900 kronor x 60 %) för maten och 360 kronor (900 kronor x 40 %) för starkölen. Det betyder att du har rätt att dra av moms på 64,80 kronor för maten (540 kronor x 12 %) och 90 kronor för starkölen (360 kronor x 25 %). Totalt får företaget dra av 154,80 kronor.

Alt 2:

Alternativ nummer två är att beräkna ditt momsavdrag med hjälp av schablonen. Och då middagen innehöll både mat och alkohol kan företaget dra av 138 kronor (46 kronor x 3 personer) i ingående moms.

 

 

Vad är extern respektive intern representation?

Extern representation

När du bjuder personer som inte jobbar på ditt företag handlar det om extern representation. Det kan handla om såväl nuvarande som potentiella kunder där anledningen till representationen är att påbörja eller underhålla en affärsrelation.

Om det handlar om en upplevelse – till exempel inträde vid idrotts- och kulturevenemang eller greenfeeavgift vid golf – har du rätt till ett kostnadsavdrag på upp till 180 kronor exklusive moms per person.

Intern representation

När du bjuder dina medarbetare på en personalfest eller kanske ett informationsmöte handlar det om intern representation.

Skatteverket medger avdrag för högst två personalfester per år.

Skatteverket medger avdrag för högst två personalfester per år. Här är kringkostnader som exempelvis hyra av lokal eller någon typ av underhållning avdragsgill. Även transport till och från eventet går att dra av.

Som mest får du dra av 180 kronor per person exklusive moms för själva aktiviteten och kostnader som hör till.

Det gäller vid en konferens

Funderar du på att ta med dina anställda på en konferensresa? För att konferensen ska vara skattefri, det vill säga att de anställda ska slippa att bli förmånsbeskattade, så ska vissa krav uppfyllas:

När det kommer till konferensresor finns det en kravlista som måste uppfyllas för att dina medarbetare ska undvika förmånsbeskattning. Det här krävs för att konferensen ska kvala in som skattefri:

  • Minst sex timmar per dag måste innehålla effektivt arbete.
  • Om konferensen pågår under en vecka måste minst 30 timmar vara effektivt arbete, som är jämnt fördelade under veckan.
  • Nöje och avkoppling får inte fylla en allt för stor del av konferensen. Gör den det kommer förmånsbeskattningen inte att gälla.

Vid konferens kan kostnader för mat och nöje bli avdragsgilla för företaget, under vissa förutsättningar.

Just konferenser ses inte som representation ur ett avdragsperspektiv. För ditt företag betyder det att utgifter för mat och underhållning kan bli avdragsgillt så länge nöjesaktiviteterna inte blir en för stor del av konferensen, samtidigt som de andra kriterierna uppfylls.

Konferensresan måste vara till nytta för företaget och ekonomiskt motiverad. Tänk på att det måste finnas ett utarbetat program för hela konferensen. Det är också en god idé att dokumentera konferensen exempelvis genom att spara anteckningar, ta foto på aktiviteterna eller filma.

I grund och botten måste konferensen vara till gagn för företaget och vara ekonomiskt motiverad. Det är viktigt att det finns en plan och ett utarbetat aktivitetsschema för hela konferensen. Kom också ihåg att dokumentera aktiviteterna med anteckningar, foton och film.

Vill du lära dig mer om några regler du som företagare bör hålla koll på? Ladda ner vår guide – Guldkorn för företagaren!

New call-to-action

Författare av detta blogginlägg:
Petra Bräutigam Andersson
Petra Bräutigam Andersson är auktoriserad redovisningskonsult vid Aspias kontor i Lund.