Den 1 april 2019 infördes krav på att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor – något som påverkar över 200,000 företag i Sverige. Här förklarar vi vad en e-faktura är och vad du behöver göra för att uppfylla kraven.
Vad innebär de nya reglerna om krav på e-faktura?
Alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-faktura enligt ny, europeisk standard. Reglerna gäller alla upphandlingar inklusive direktupphandlingar som påbörjas efter 1 april 2019.
Vilka berörs av de nya kraven på e-faktura?
Alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor från och med 1 april 2019. Företag som levererar varor eller tjänster till offentlig sektor berörs av de nya kraven, men även alla instanser inom offentlig sektor måste säkerställa att de både kan ta emot och skicka e-faktura.
Ur ett företagsperspektiv påverkar detta cirka 200 000 företag i Sverige, men även leverantörer i andra länder som levererar till offentlig sektor i Sverige berörs av kraven.
Test: Hur digital är din ekonomiavdelning?
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en faktura som skickas i ett elektroniskt format. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. I förhållande till offentlig sektor ska fakturorna följa den europeiska standarden PEPPOL BIS Billing 3 och skickas via nätverket PEPPOL.
Vad behöver man som företagare göra för att möta de nya kraven?
Kontrollera att ni kan skicka e-faktura enligt PEPPOL BIS Billing 3. Ställ frågan till er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem. Har ni en koppling till en fakturaväxel så ställ frågan till dem, många fakturaväxlar är anslutna till PEPPOL och bör vara väl insatta i det nya regelverket.
En del aktörer inom offentlig sektor har satt upp egna så kallade fakturaportaler. Detta innebär att du kan skapa en faktura i ditt system men istället för att skicka den som e-faktura går du in på en hemsida och knappar in informationen i fakturaportalen. Detta är ett sätt för dig som bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor att klara de nya kraven, förutsatt att din kund har satt upp en fakturaportal.
Vad händer om man inte kan skicka e-faktura efter 1 april?
Fakturamottagaren kommer inledningsvis att påminna om det nya formatet. Om företagaren fortsätter att skicka fakturor i fel format kan denna få föreläggande om att betala vitesbelopp. Planerar du som företagare att delta i offentlig upphandling bör du kunna svara ja på kravet om e-faktura, då detta ska förekomma i alla upphandlingar från 1 april 2019.
