Det är inte ovanligt att aktiebolag har dålig koll på sin aktiebok. Förutom risken för straffansvar kan det innebära problem om ni funderar på att sälja bolaget. Här förklarar vi vad en aktiebok är och varför den ska finnas.
Vad är en aktiebok?
Alla aktiebolag måste ha en aktiebok. Aktieboken är en handling som visar vem eller vilka som äger aktierna i ett aktiebolag. Både fysiska och juridiska personer kan äga aktier. För avstämningsbolag som bedriver handel med sina aktier finns andra regler och aktierna registreras i ett avstämningsregister hos en värdepapperscentral.
Varför är det viktigt att ha en aktiebok?
Om bolaget inte har uppdaterat sin aktiebok kan det leda till problem vid en försäljning eftersom det blir oklart vem som äger aktierna. Dessutom är det de aktieägare som är införda i aktieboken på dagen för stämman som har rätt att rösta på bolagsstämman.
Har bolaget inte uppdaterat sin aktiebok kan det leda till problem vid en försäljning.
Vem ansvarar för aktieboken?
Det är styrelsens ansvar att upprätta aktieboken, hålla den uppdaterad och se till att ändringar förs in. Aktieboken är en offentlig handling, vilket innebär att den ska finnas tillgänglig hos aktiebolaget och kunna visas upp om den efterfrågas.
Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare undertecknat stiftelseurkunden. Stiftelseurkunden är det dokument som visar att beslut tagits om att starta bolaget.
Ändringar ska föras in genast och datum för ändringen ska framgå. Det är den nya aktieägaren som ska begära att bli införd i aktieboken. Bolagsverket registrerar inte aktieägare eller aktieinnehav i ett bolag.
Vad ska aktieboken innehålla?
Aktieboken ska innehålla:
- aktienummer (aktierna tas upp i nummerföljd i aktieboken)
- införingsdatum, exempelvis datum för överlåtelse
- aktieägarens namn och personnummer/organisationsnummer samt postadress
- aktieslag om det finns aktier av olika slag, exempelvis A- och B-aktier
- om aktiebrev har utfärdats noteras datum för utfärdandet
- om aktien har något förbehåll som till exempel hembudsförbehåll
Det är den nya aktieägaren som ska begära att bli införd i aktieboken.
Vad kan hända om man inte har en uppdaterad aktiebok?
Om aktieboken inte är uppdaterad, har brister eller i värsta fall saknas, kan det få följder om man till exempel vill sälja sitt aktiebolag. Det kan bli kostsamt att rekonstruera aktieboken och det finns en risk att det inte blir korrekt. Aktieboken ska återskapas från bolagets bildande fram till dagens datum.
Att inte föra aktiebok och hålla den tillgänglig för allmänheten är straffsanktionerat och kan leda till fängelse eller böter.
Var kan man få hjälp med aktieboken?
På Bolagsverkets hemsida finns mallar för aktiebolag. Där finns bland annat exempel på hur aktieboken kan se ut.
Ni kan också ta hjälp av oss på Aspia. Vi kan hjälpa er att upprätta, göra ändringar i eller rekonstruera er aktiebok. Om en aktieägare begär ett aktiebrev så hjälper vi också gärna till.
