Vi ser ett ständigt ökat intresse från bolag som vill belöna sina anställda genom att erbjuda deltagande i olika typer av incitamentsprogram. Men vilka åtgärder behöver göras för att ett bolag ska kunna sätta upp ett program? I det här inlägget beskriver vi vad ett incitamentsprogram är och vilken typ av assistans som kan behövas i de inledande faserna för att sätta ett incitamentsprogram på plats!
Vad är ett incitamentsprogram?
Det är vanligt förekommande att företag söker andra sätt att belöna sina anställda utöver den kontanta lönen, förmåner och ev. årlig bonus som betalas. Ett komplement till dessa komponenter kan vara att ett bolag ställer ut ett så kallat incitamentsprogram för att belöna, motivera och behålla sina anställda.
Ett incitamentsprogram är ett typ av program där deltagare har möjlighet att genom sitt deltagande förvärva exempelvis aktier, olika former av optioner eller kontantbaserad ersättning. Den ersättning som betalas ut genom programmet är vanligtvis kopplat till deltagarens fortsatta anställning i bolaget under en viss intjänandeperiod och kan även vara knuten till olika prestationskrav som ska vara uppfyllda för att individen ska ha rätt till kompensation genom programmet. Vidare kan det vara nödvändigt att individen ska göra en egen investering för att få delta i programmet.
Exempel på några av de olika typer av instrument som kan ställas ut genom ett incitamentsprogram är följande:
• Aktier
• Teckningsoptioner
• Personaloptioner
• Kvalificerade personaloptioner
• Syntetiska optioner
Hur initieras arbetet med att ta fram ett incitamentsprogram?
Arbetet med ett incitamentsprogram är normalt en process som löper över flera år – från det att bolaget tar de första diskussionerna om att ställa ut ett program till dess att programmet väl löper ut och deltagarna tar emot ersättning som har intjänats genom programmet.
I den inledande fasen, den s.k. designfasen, gör bolaget en bedömning av vilken typ av program som passar bäst för bolagets ändamål. I samband med designfasen analyserar bolaget internt eller i samråd med ev. olika rådgivare, de olika ramarna och strukturen för det program som ska ställas ut av bolaget och vilket värdeskapande/beteende man vill uppnå hos deltagarna av programmet. Det finns många olika typer av incitamentsprogram där deltagare ges rätt till olika typer av kompensation som bland annat omfattar aktier, olika typer av optioner eller kontantbaserad ersättning genom sitt deltagande av programmet. För att landa i vilket program som passar bäst för bolaget kan ett antal frågor behöva ses över för att bolaget lättare ska komma fram till valet av program.
Exempelvis:
• Vilka personer ska programmet riktas till?
• Vilken typ av program passar bäst för just ert bolag?
• Vilket typ av program är vanligt förekommande i branschen vi är verksamma i?
• Hur mycket får programmet kosta för bolaget?
• Hur kommer programmet att beskattas för bolaget och deltagarna?
• Ska det finnas några mål/prestationskrav för programmet?
• Ska de anställda investera någonting för att delta?
Vad gör vi när vi valt program?
När ett bolag väl har tagit sig förbi designfasen och landat i vilken typ av program man vill ställa ut är nästa steg att genomföra de nödvändiga åtgärder som behöver genomföras för att programmet ska anses vara utställt i enlighet med gällande regler. Detta genomförs under den s.k. implementeringsfasen. Exakt vilka typer av åtgärder som behöver hanteras beror på det program som bolaget väljer att ställa ut, hur bolaget är ägt samt om det är i en publik miljö eller inte.
Exempel på åtgärder som kan behöva vidtas är följande:
• Stämmohandlingar kan behöva förberedas för det fall bolagsstämma behöver hållas för att beslut om programmet fattas.
• Dokumentation behöver tas fram med de olika villkoren av programmet. Exempel på dokumentation som kan behöva tas fram är bl.a. optionsavtal och aktieägaravtal.
• Ska det ställas ut några värdepapper likt teckningsoptioner/aktier genom programmet? Om så är fallet behöver även en registrering av dessa värdepapper göras hos Bolagsverket före tidpunkten då programmet ställs ut.
• Därtill kan även en marknadsvärdering av valt program och/eller det aktuella bolaget behövas.
Behöver några åtgärder genomföras från ett redovisningsperspektiv?
Beroende på den typ av redovisningsstandard (ex. K2, K3, IFRS) som bolaget använder och vilket typ av program som ställs ut kan en kostnadsföring av incitamentsprogrammet behöva göras eller regleras som balansposter genom redovisningen.
Var kan vi som bolag få assistans med de olika delarna?
Som noterat är det många olika frågeställningar och funderingar som kan uppkomma i samband med att ett incitamentsprogram ställs ut. Vi på Skeppsbron Skatt och Aspia har specialister med mångårig erfarenhet av de olika frågor som avser design och implementering av incitamentsprogram och kan assistera med dessa frågor.
Skeppsbron Skatts experter kan assistera med rådgivning om vilket typ av program som är bäst lämpat för ert bolag och assistera med skattefrågor kopplat till de olika programmen. Aspias experter inom redovisning kan assistera med frågor som avser redovisning av ersättningen från programmet. Därutöver kan vi genom vårt omfattande globala nätverk assistera med internationella frågor som avser incitamentsprogram och besvara frågor som avser andra länder samt samarbetspartners som kan assistera med frågor som avser värdering och legala frågor.
Har ni för avsikt att ställa ut ett program eller har ni några frågor gällande incitamentsprogram är ni välkomna att vända er till oss på Skeppsbron Skatt och Aspia!
Vi har med det här inlägget länkat till två filmer som har tagits fram av Skeppsbron Skatt som kortfattat beskriver vad man som bolag i samband med designfasen och implementeringsfasen. Fler filmer med information om vad bolag behöver beakta under de senare faserna av ett incitamentsprogram kommer att publiceras efter sommaren.
