De flesta anser att digitalisera verksamheten är nödvändigt för att växa eller kanske till och med överleva. Samtidigt har många företag svårt att veta hur deras verksamhet kan digitaliseras. Vad innebär det för just ditt företag?
Ett område att se över är ekonomihantering och administrativa processer. Att få till digitala flöden här sparar mycket tid och frigör kompetens. Medarbetare får möjlighet att fokusera på mer komplexa arbetsuppgifter istället för manuellt stansande.
Test: Hur digital är din ekonomiavdelning?
Vad menas då med ett digitalt flöde?
En bra utgångspunkt är att en uppgift bara ska registreras en gång för att sedan kunna flöda automatiskt. När information är digital och system sammankopplas är detta fullt möjligt.
Fördelar med ett digitalt flöde är bland annat:
- Ökad kontroll – ett papper försvinner lätt medan den digitala versionen går att spåra.
- Minskar risken för fel – en uppgift ska bara registreras en gång och sedan kunna flöda elektroniskt. Rätt vid källan = rätt hela vägen är en viktig grund för automatisering.
- Effektivare hantering – färre manuella moment vilket innebär inte bara mindre administration utan också kortare ledtider mellan exempelvis kund och leverantör.
Exempel på hur ett digitalt flöde kan effektivisera verksamheten
Exempel 1 - inköp:
Ett bra exempel på ett elektroniskt flöde är inköpsprocessen. En inköpsorder skapas, skickas digitalt till leverantören, som automatiskt skapar en försäljningsorder, skickar varan samt en faktura. Leverantörsfakturan tas emot och matchas mot inköpet, stämmer allt kan den sedan bokföras och betalas automatiskt. Här registrerades en uppgift (inköpet) en gång och sedan tar det digitala flödet hand om resten av den administrativa processen.
Detta exempel visar också hur digitalisering av en administrativ process även omfattar verksamheten. Att ge inköpare ett digitalt verktyg förbättrar processen för både inköp och ekonomi och kopplar samman verksamheten och administrationen.
Exempel 2 - tidrapportering:
Ett annat exempel kan vara något så enkelt som tidredovisning. Att flytta denna från papperslappar till ett system som både den anställda och löneavdelningen arbetar i leder till samma förbättringar. Uppgiften (tid) registreras en gång och kan sedan flöda automatiskt. Detta blir än mer effektivt i verksamheter där tidrapporteringen även ska ligga till grund för fakturering. Här kan tiden återigen registreras en gång och sedan föda både lönesystem och fakturering automatiskt.
Digitalisera för att möta externa krav
Men att registrera en uppgift en gång och sedan arbeta i digitala flöden har inte bara interna effektivitetsvinster. Externa fördelar är till exempel att verksamheten blir framtidssäkrad och bättre möter krav från såväl kunder som leverantörer och myndigheter.
Idag förväntar sig många kunder e-faktura och elektroniska kvitton.
Idag förväntar sig många e-faktura och elektroniska kvitton. Digitala flöden kan också ha positiva miljöeffekter med minskad pappersanvändning och transporter.
Ta reda på hur digitala ni är!
Det är inte ovanligt att man tror att ekonomifunktionen är mer digital än den faktiskt är. Med hjälp av detta test får du en snabb överblick över ditt företags digitala mognad när det kommer till administration och ekonomihantering.
