Att digitalisera företagets administration kan hjälpa er att spara både tid och pengar. Ekonomihanteringen är ett bra ställe att börja på. Men hur gör man och vad ska man tänka på? Här är fyra steg för att påbörja digitaliseringen av ekonomihanteringen.
Många företag upplever att invand manuell hantering och gamla affärssystem hindrar dem från att digitalisera sina interna processer. Men även om digitaliseringsprocessen kräver tid och engagemang, så lönar det sig i slutändan. Ta hjälp av experter och förbered dig på en spännande resa.
1. Hitta rätt ekonomisystem
Det första steget är att undersöka om det nuvarande ekonomisystemet stödjer ett digitalt flöde. Kanske behöver nuvarande lösning uppdateras till senaste version för att bättre stödja de olika processerna, eller så bör ett nytt system köpas in.
Ta vårt snabbtest: Hur digital är din ekonomiavdelning?
Beroende på företagets bransch och storlek finns det idag en mängd verksamhetsnära system som har färdiga integrationer mot moderna ekonomisystem. Integrationer till ekonomisystemet innebär till exempel att information bara behöver registreras en gång och sedan automatiskt förs vidare.
Tips: Börja med att köpa in de delar som behövs mest och komplettera efter hand men kom ihåg att tänka några år framåt i tiden så att ni kan skala upp om ni växer mycket.
2. Se över hur ni hanterar leverantörs- och kundfakturor
Att hantera leverantörsfakturor är ofta en tidskrävande uppgift. I dag finns det många olika digitala lösningar som radikalt reducerar tiden som krävs. Det bästa är att arbeta i ett system som kan ta emot e-faktura direkt från era leverantörer. Då läses informationen in digitalt och fakturan behöver sedan bara attesteras.
Ett alternativ kan vara att istället skicka pdf samt pappersfakturor till en skanningscentral som scannar, tolkar och läser in fakturan i systemet.
När det kommer till kundfakturor kan man se över såväl hur underlagen till fakturan skapas som systemets möjligheter att skicka ut den digitalt, via e-faktura eller e-post. En lösning där exempelvis tid och material registreras direkt på en kund eller ett projekt för att sedan automatiskt överföras till ett digitalt fakturaunderlag minskar drastiskt den manuella hanteringen.
3. Ge de anställda rätt verktyg
Beroende på bransch och verksamhet kommer i princip alla anställda i kontakt med ekonomihanteringen för lön. Allt ifrån att man endast behöver rapportera eventuell frånvaro för att få korrekt lön till att man behöver få in antal arbetade timmar mot kund och projekt.
En del anställda kanske reser och behöver rapportera utlägg, milersättning och traktamente på ett effektivt sätt. Att här välja en enkel men digital lösning som är tillgänglig för den anställda direkt i mobilen effektiviserar flödena kring lönehanteringen rejält.
4. Glöm inte implementationen
Oavsett vilka system ni väljer och hur smart processen än är utformad spelar det ingen roll om inte personalen också förstår funktionerna och använder sig av dem.
Kom ihåg:
- involvera personalen under hela resan
- utbilda kontinuerligt
- följ upp tidsbesparingarna för att ha koll på att lösningen utnyttjas på rätt sätt.
