Kostnadsfördelning – att fördela ut den gemensamma kostnadsmassan internt – är något som alla stora och växande företag måste göra någon gång. Här beskriver vi vanliga utmaningar med kostnadsfördelning och listar faktorer som påverkar arbetet med fördelningsnycklar.
Vilka kostnader är vanliga att fördela?
Kostnadsfördelning kan ske på många nivåer i ett bolag. Globala avtal för till exempel IT-kostnader, kundcenter eller försäkringar. Många organisationer väljer att hantera dessa kostnader centralt på grund av tillgänglighet, kvalitet och säkerhet. Dessutom är det ofta billigare totalt sett för bolaget att samla dessa aktiviteter på ett ställe. Man kan även göra en kostnadsfördelning ner på produktnivå och allokera i princip alla omkostnader som försäljningsomkostnader, frakter och så vidare.
Behöver ni tillfällig förstärkning av en interimskonsult?
Vi har interimskonsulter för hela ekonomifunktionen.
Fördelar med kostnadsfördelning
Intern kostnadsfördelning kan när den används på rätt sätt vara ett effektivt styrmedel för att hantera sina kostnader på ett genomtänkt sätt. Med hjälp av intern kostnadsfördelning kan du bestämma och följa upp vilken enhet, produkt eller projekt som bär vilka kostnader.
Här är några exempel på fördelar med kostnadsfördelning:
- Genererar ett aktivt arbete med kostnadsmassan.
- Förtydligar för avdelningar vad deras verksamhet faktiskt kostar i pengar.
- Skapar flexibilitet i bolaget och vid förändringar går det att snabbt styra om kostnader.
På produktnivå:
- Produkters lönsamhet blir tydligare när man fördelar omkostnader ner på produktnivå.
- Möjliggör flera dimensioner på en produkt vilket underlättar analys och att identifiera risker och effektiviseringsmöjligheter.
Intern kostnadsfördelning kan hjälpa dig bestämma och följa upp vilken enhet, produkt eller projekt som bär vilka kostnader.
Svårigheter och utmaningar vid kostnadsfördelning
Ett vanligt problem med kostnadsfördelning är att den möts av motstånd från delar av verksamheten.
Här är några vanliga utmaningar:
- Den gemensamma lösningen upplevs inte som den billigaste lösningen lokalt.
- Delar av verksamheten tycker inte att de gagnas av en global lösning och hade föredragit att ha en lokal, i deras ögon, bättre lösning.
- Lokala kluster anser att de saknar insyn och inflytande i fördelningsmodellen eller anser att modellen inte baseras på rimliga parametrar.
- Fördelningsmodeller ofta är relativa.
- En väldigt komplex fördelningsmodell kan vara svår för controllern att följa och kvalitetssäkra samt att det kan finnas svårigheter i att faktiskt fastställa rätt kostnadsbas att fördela.
4 parametrar du ska titta på när du tar fram en fördelningsnyckel?
1. Regler
Först och främst ska modellen följa lagar och regler. Det måste finnas dokumentation framtagen som är godkänd av nödvändiga instanser, internt och externt. Kostnaden som ska fördelas måste avgränsas och behovet av fördelningen definieras.
2. Utvärdera värdet
I många bolag är det praxis att fördela kostnader mellan avdelningar trots att man inte har legala eller finansiella krav (exempelvis telefoni eller rekryteringskostnader). En avgörande fråga som bör ställas är om fördelningen är värdeskapande? En kostnadsfördelning bör alltid ställas i relation till den kostnad, i tid och pengar, den betingar för att genomföras.
3. Användbarhet
En fördelning ska vara så bra som möjligt för så många som möjligt, och baseras på en modell som kan återanvändas i flera år till en rimlig tidsåtgång.
4. Förutsättningar
Att gå igenom sina branschförutsättningar och det egna bolagets förutsättningar är avgörande för att få en relevant fördelningsnyckel. Behovet av att genomföra fördelningen måste förankras genom hela organisationen i god tid innan genomförandet.
En fördelningsnyckel som fungerar för konkurrenten behöver inte vara rätt för ditt bolag.
Så vad är då rätt fördelningspolitik?
Som så ofta inom controlling är svaret – det beror på. Det finns inte ett rätt eller fel svar här. Istället blir frågan – vad vill ni uppnå med er kostnadsfördelningspolitik? Utifrån det svaret, och baserat på vilka nyckeltal som är mest rättvisande för den egna organisationen, bör fördelningsnyckeln utformas. Det är nyttigt att göra benchmark mot andra och lyssna in vad som varit bra och mindre bra. Men en fördelningsnyckel som fungerar för konkurrenten är inte nödvändigtvis rätt för det egna bolaget.
Analysera, ompröva och ta hjälp
Ett gott råd vid framtagande av kostnadsfördelningsnycklar är att tänka efter före. För att det ska landa väl i organisationen krävs en djupgående analys. En rekommendation är att ompröva befintliga fördelningsnycklar med jämna mellanrum för att säkerställa att de fortfarande är relevanta.
Ta råd och hjälp från någon som har erfarenhet från framtagning av ett flertal fördelningsnycklar, då det finns många fallgropar för den oerfarne. Eftersom framtagningen ofta är en extraordinär, mycket tidskrävande händelse kan det vara värt att ta in ett objektivt externt bollplank med specialistkompetens i dessa frågor. Särskilt om intern kostnadsfördelning inte hör till de vanliga arbetsuppgifterna i bolaget. Genom att ta in extern hjälp kan det dagliga arbetet flyta på som vanligt.
Behöver ni tillfällig förstärkning av en interimskonsult?
Vi på Aspia har ett etablerat interimserbjudande med erfarna controllers som kan hjälpa er i arbetet med fördelningsnycklar. Eller kanske behöver ni avlastning med månads- och årsbokslutet? Vi har interimskonsulter för alla delar av ekonomifunktionen.
