Finance Transformation handlar om att vidareutveckla ekonomifunktionen hos ett företag eller en organisation för att förbättra hur man arbetar och öka värdet i arbetet. Men vad är det för förbättringar det handlar om? Och hur kommer man i gång? Tove Holmberg, ansvarig för Finance Transformation Services på Aspia, reder ut.
Olika företag och organisationer har sina unika utgångspunkter och målsättningar kopplade till förändringsarbetet. Men ofta är drivkraften en kombination av behov av ökad effektivisering, bättre arbetsflöde, ta vara på information och bättre kunna bidra strategiskt som ligger bakom att man vill genomföra någon form av förbättringsprojekt, menar Tove Holmberg.
Man vill ta sig vidare från den traditionella ekonomifunktionen som kanske framför allt varit fokuserad på ’rätt och riktigt’, till att bli mer rådgivande i analys och beslut.
Ibland har man specifika mål, som att automatisera vissa aktiviteter. Men ofta är det klokt att göra en bredare analys för att hitta möjligheter och samband, så att man kan genomföra förändringarna för bästa effekt.
Vilka förändringar kan Finance Transformation innebära?
Förändringarna beror helt på behov och mål och kan innefatta alla typer av roller och processer, så som bokföring, projektuppföljning, orderhantering, fakturering och lön.
Är företaget ute efter en mer effektiv och smart ekonomifunktion kan det vara lätt att direkt börja söka efter ett modernt system, men ofta är det a och o att man först har den data man behöver i grunden för att kunna bygga på med exempelvis digitalisering, automatisering och AI-funktionalitet.
Har man bra struktur på informationen, exempelvis något så grundläggande som en kontoplan som används enhetligt i bokföringen, så kan steget till att börja ta del av modern teknologi vara kortare än man tror. Många moderna ekonomi och ERP-system idag har en del automatisering och AI-funktionalitet inbyggd. Vanligt är exempelvis en föreslagen kontering i bokföringen.
"Det kan finnas oro runt ny teknik och här är det viktigt att ändå vara nyfiken. Genom kunskap kan man ofta vända oron till möjligheter. Digitalisering och AI ger oss stora möjligheter inom ekonomifunktionen", menar Tove Holmberg.
Givetvis ska man ha kontroll över sin data men hitta gärna sätt att låta medarbetarna testa ny teknik på ett säkert sätt, för att bygga en förståelse för var och hur den kan appliceras och skapa värde. Tekniken finns och utvecklas snabbt. Sedan är det kanske inte AI i sig som kommer att ta över ditt jobb utan snarare en medarbetare som kan förbättra jobbet med hjälp av AI.
Hur kommer man igång med Finance Transformation?
Finance Transformation kan låta stort och oöverstigligt, men i realiteten är det ofta en resa som sker stegvis och med en tydlig plan.
"När man satt tydliga mål med förändringsarbetet och vet varför man behöver göra det så är nästa steg att göra en genomlysning av vad man redan har. Kartlägg era processer och system för att hitta både flaskhalsar, problem och möjligheter till förbättringar.
Vissa förändringar fokuserar på hur man arbetar, i olika processer och med den data man har. I andra fall behöver man justera det tekniska stödet.
När det gäller system så nyttjar man ofta av olika anledningar inte den fulla potentialen och har rum att optimera inom existerande systempark. Men det är inte sällan som kunder förstått att det system de sitter i inte är för dem och behöver en partner som hjälper dem igenom ett byte.
När man kickar i gång behöver man också fundera på om detta är en resa bolaget klarar att ge sig ut på själv eller om man ska ta in konsulthjälp.
Om man i sin genomlysning inser att man inte klarar sig med de system man sitter i idag kan det vara extra skönt med en partner som Aspia som kan hjälpa till att kravställa mot olika leverantörer.
"Det blir ofta ett stort gap mellan organisationen och den tekniska leverantören. Där fungerar vi som en brygga då vi både kan kundens affär och de tekniska bitarna som den tekniska leverantören erbjuder", säger Tove Holmberg.
Hur stöttar Aspia kunder med Finance Transformation?
Aspias erbjudande inom Finance Transformation är flexibelt och formas efter vad kunden är i behov av.
"Vi ser till att det hamnar på rätt ambitionsnivå och blir en rimlig investering i tid och pengar", säger Tove Holmberg.
Aspias experter börjar med att tillsammans med kunden titta på syfte och mål med arbetet för att sen bestämma vad man kan börja med, tidsramar, hur involverad kunden ska vara, etc. Kunden är i högsta grad involverad och ska vara med för att få ut så mycket värde som möjligt ur förändringsarbetet.
"Exempel på vad vi hjälper till med rent praktiskt är att vi projektleder förändringsarbetet eller agerar rådgivare till den interna projektledaren. Vi hjälper till vid systemupphandlingar och implementering av nya system, tar fram guidelines och policys för nya arbetsmetoder och processer. Men som sagt det är olika då vi sätter upp samarbetet så som det passar kunden bäst", säger Tove Holmberg.
Det är inte heller ovanligt att Aspias experter går in som interimskonsulter i förändringsarbetet för att stötta i det operativa arbetet.
Men denna typ av förbättringsprojekt kan också vara viktigt ur ett employer branding perspektiv.
"De flesta av oss vill ju använda vår tid till uppgifter som känns värdefulla. Kan man automatisera repetitiva arbetsuppgifter kan medarbetarna i stället ägna sig åt mer kreativt arbete, analys och företagsstrategi", avslutar Tove Holmberg.
Vill ni göra ert företag så värdefullt som möjligt? Ta hjälp av våra experter och kom igång med Finance Transformation!
