2019-05-14

Har du koll på hur länge du enligt lag måste spara företagets bokföring? Och är det någon skillnad på digital arkivering eller att spara på papper? Vi guidar!

Enligt bokföringslagen ska arkivering av räkenskapsmaterial ske i sju år, eller rättare sagt till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Exempel:

Om ert företag har bokslut 2019-08-31, ska ni spara bokföringen fram till 2026-12-31. Ni kan rensa bort den räkenskapsinformationen dagen efter, det vill säga 2027-01-01.

 

 

 


All räkenskapsinformation som kommer in till företaget, exempelvis fakturor och kvitton, ska alltid sparas i samma form som det tas emot. Det är originalet som räknas som ursprungshandling.

Man kan alltid välja att överföra ursprungshandlingen till en annan form, till exempel genom att ta foto på ett papperskvitto eller skanna en pappersfaktura. Ursprungshandlingen måste då sparas till och med utgången av det tredje året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Exempel:

Om företaget får en pappersfaktura som ni väljer att skanna ska pappersfakturan sparas i tre år, eftersom den är en ursprungshandling.

Har ni bokslut 2019-08-31 ska pappersfakturan sparas till 2022-12-31 och det digitala formatet ska sparas till 2026-12-31.

 

 

 

 

 

När företaget har både manuella och digital räkenskapsinformation är det viktigt att det finns en arkivplan som tydliggör hur olika underlag presenteras i bokföringen och var de finns arkiverade.

Digital arkivering av dokument eller på papper?

Samma arkiveringsregler gäller oavsett om man överför ursprungshandlingen från papper till digital form, eller tvärtom. Om företaget till exempel har tagit emot en faktura via e-post och väljer att skriva ut den för att ha bokföringen i pappersform, ska den digitala ursprungshandlingen (filen som togs emot via e-post) sparas digitalt i minst tre år. Och omvänt, om en pappersfaktura skannas och sparas digitalt, gäller samma sak.

Vilket kvitto ska sparas om man får både e-kvitto och kvitto på papper?

Många gånger får vi kvitton och fakturor både digitalt och på papper, till exempel om vi handlar i en butik som skickar ett e-kvitto och vi samtidigt får ett kvitto på papper. Vilket kvitto ska sparas då? Om man får båda kvittona i nära anslutning till varandra kan man välja vilket kvitto man vill spara. Det underlättar såklart om man väljer samma format i alla liknande situationer och bör isåfall framgå av arkivplanen.

Vad gäller för kvitton?

I dag finns det appar där du kan fotografera av kvitton och spara dem elektroniskt. Men kom ihåg att originalhandlingen fortfarande måste sparas i minst tre år.

Även om kvittot är överfört till digital form är företaget skyldigt att plocka fram det vid en eventuell granskning av Skatteverket. Eftersom kvitton ofta blir osynliga efter ett tag är det ändå smart att ta en kopia av innehållet på grund av att kvittot måste vara varaktigt. Det finns inga krav på hur underlagen måste sparas – en skokartong går lika bra som en pärm – så länge man kan söka fram sina originalkvitton om de efterfrågas.

Samma arkiveringsregler gäller oavsett om du betalar med ett företagskort eller gör privata utlägg för företagets räkning.

Kom ihåg att samma arkiveringsregler gäller oavsett om en anställd betalar saker till företaget från ett företagskort eller gör privata utlägg för företagets räkning. Det kan därför vara bra att alla på företaget vet om att det är viktigt att spara originalkvittot. Finns det en personal- eller ekonomihandbok bör det stå i en sådan.

Hur länge måste man spara kundfakturor?

Bokföringslagen säger att all arkivering av räkenskapsinformation som företaget själva har upprättat ska vara i det format materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Det betyder att man måste spara handlingarna i den form företaget väljer att presentera bokföringen i och inte i den form som kunden fick den.

Om företaget till exempel väljer att presentera sina kundfakturor digitalt i bokföringen, men skriver ut fakturan på papper för att skicka till kunden, räcker det att spara den digitala fakturan (förutsatt att formatet är icke redigerbart).

Har ditt företag behov av en ny redovisningsbyrå?

För att valet ska bli lyckat är det viktigt att du funderar igenom några saker. I vår guide får du tips som kan hjälpa dig att välja rätt redovisningshjälp för just din verksamhet

New call-to-action

Anna Annell
Författare av detta blogginlägg:

Anna Annell

Anna Annell arbetar som auktoriserad redovisningskonsult vid Aspias kontor i Växjö.