Att införa ett nytt HR-system är en omfattande och ganska komplex process. Med rätt förberedelser och tydlig målsättning kan ett nytt HR-system förenkla mycket för både HR, Ekonomi, lön och medarbetare.
Vägen dit kräver en god portion medvetenhet – både om vilka behov och problem man vill lösa, och om vilka begränsningar som faktiskt finns. Nedan följer ett resonemang kring de viktigaste pusselbitarna i ett lyckat införande, och hur de hänger samman i ett större sammanhang.
Definiera och kommunicera syftet med HR-systemet internt
Ett av de vanligaste misstagen vid upphandling och implementation av ett HR-system är att hoppas på ett verktyg som fixar allt.
Vilken information ska finnas i HR systemet och vem är målgruppen för att administrera och följa upp den informationen? En diskussionpunkt kan vara vad somska följas upp och var, är det i HR systemet, eller till exempel i ett BI verktyg som viss data ska vara tillgänglig?
Kommunicera mellan företagets avdelningar och sammanställ behov, det är inte säkert att alla utmaningar kan lösas, eller ska lösas med ett HR system, men se till att samla bilden för att kunna prioritera vilka problem ett HR systemet bör lösa.
När organisationen enats om behoven och sina prioriteringar blir kravställningen tydligare, både tekniskt och funktionellt.
Säkerhet och dataintegritet som grundpelare i ett HR-system
Mitt i all entusiasm över nya funktioner är det lätt att glömma bort säkerhet. Ändå är det kanske det viktigaste att ha koll på, inte minst eftersom HR-systemet hanterar känslig information som personuppgifter och lönedata. Här gäller det att redan från start definiera säkerhetskraven och hur dataintegritet säkerställs.
Samverkan mellan HR och IT redan från start tydliggör hur bra leverantören är på att möte säkerhetskrav utan att kompromissa med verksamhetens behov.
HR-system som hanterar aktuell data och historik
En annan kritisk fråga är att definiera vilka system som är master för respektive datafält, och hur all data hålls aktuell i respektive system, och hur mycket historik som ska finnas av transaktionell data, samt i vilka system historiken ska finnas. Mycket av styrkan i ett HR-system ligger i förmågan att snabbt visa realtidsinformation – allt från nya anställningar och uppdaterade kontaktuppgifter till ändringar i organisationsstrukturen. Samtidigt är historisk data ofta ovärderlig för analyser och beslut.
Systemflora och integrationer med ett HR-system
I de flesta organisationer finns redan en hel uppsättning system som används: tidrapporteringssystem, lönesystem, faktureringssystem, ekonomiprogram, BI, schemaläggningsverktyg och mycket mer. Vilka av dem bvehöver få uppdateringar från det nya HR-systemet och på vilket sätt.
Full integration
Då hämtas och lämnas data i realtid och automatiskt mellan alla system. Det kan effektivisera enormt, men kräver också stort underhåll och innebär en risk för att ett fel i ett system sprider sig till flera.
Delintegration
Mindre omfattande men kan vara enklare att underhålla och mer flexibelt om organisationen förändras.
HR-system ska vara effektivt och användarvänligt
En stor drivkraft till att byta eller uppgradera HR-system är förstås effektivitet. Kan vi minska dubbelarbetet? Ja, men bara om vi verkligen vet vilka processer vi vill effektivisera.
Medarbetarupplevelsen är minst lika viktig. Möts medarbetarna av ett krångligt system där de ständigt kör fast, så riskerar man att förlora förtroendet för både verktyget och HR-funktionen i stort. Därför behöver användarvänlighet, tillgänglighet och tydlig dokumentation finnas med redan i upphandlingskraven.
Därför ska ett HR-system underhållas
Efter att ett HR-system är i drift börjar kanske den viktigaste fasen – uppföljning och underhåll. En lösning som inte övervakas kan snabbt börja generera felaktiga data eller helt missa viktig information. Genom att sätta upp larm som varnar för misslyckade överföringar eller andra avvikelser kan man agera i tid och förebygga fel innan de skapar stora problem. Bevakning och loggning är en förutsättning till långsiktig framgång.
Samarbetet är nyckeln – och HR-systemet är inte allt
Allt detta pekar på en central insikt: Ett HR-system löser inte automatiskt alla utmaningar. Det är snarare ett verktyg som behöver stöttas av tydliga processer, engagerade medarbetare och ett ständigt pågående samarbete mellan olika avdelningar.
Man måste också tydligt kartlägga systemens begränsningar, både inom systemet och i organisationens egna arbetssätt och definiera vilka befintliga eller nya processer som behöver existera för att fylla luckorna. Att införa eller uppgradera ett HR-system är en resa som ställer krav på både teknisk kompetens och organisatorisk samsyn.
Genom att klargöra förväntningar, definiera vilka problem som ska lösas och etablera ett nära samarbete mellan alla berörda funktioner, lägger man grunden för ett hållbart och effektivt systemstöd. Även om det aldrig finns garantier för en helt friktionsfri resa, ökar chanserna markant när HR, IT, ekonomi och lönefunktionen arbetar mot samma mål – att skapa en trygg, säker och användarvänlig miljö för alla medarbetare.
Checklista:
✅ Definiera syfte och mål
✅ Kommunicera mellan HR, IT, Ekonomi och Lön
✅ Säkerställ GDPR och dataintegritet
✅ Utvärdera integrationer med befintliga system
✅ Planera för användarvänlighet och utbildning
✅ Sätt upp en uppföljningsplan
Vad är nästa steg?
1️⃣ Samla ditt team och identifiera de största utmaningarna.
2️⃣ Skapa en plan för införandet.
3️⃣ Kontakta en HR-konsult på Aspia för att få stöd i processen.
Hjälp med att byta eller implementera HR-system?
Våra specialister inom Aspia har varit delaktiga i samtliga delar, från kravställning till upphandling och implementation med full integration ett flertal gånger och vi hjälper organisationer att lyckas genom alla stegen.
Tveka inte att höra av er om ni önskar rådgivning inför kommande upphandling eller intergration!
