Personalhandboken ger era medarbetare en tydlig och samlad bild av företagets riktlinjer, rutiner och policies. Här svarar vi på när det är bra att ha en personalhandbok och vad den ska innehålla.
Vad är en personalhandbok?
Enkelt uttryckt är en personalhandbok en skriftlig guide som på ett systematiskt sätt beskriver företagets arbetssätt och rutiner.
Varför ska man ha en personalhandbok?
Det är både smidigt och tidseffektivt att samla företagets alla riktlinjer, rutiner och policies på ett och samma ställe. På så vis vet alla på företaget vart de i första hand kan söka sin information.
Det är transparent och tydligt att samma regler gäller för alla på bolaget. Har bolaget inte en funktion för personalfrågor eller om den funktionen inte är på plats så utgör personalhandboken en extra trygghet då den kan ge personalen svar på de vanligaste frågorna.
Information kring tidrapportering och avvikelser såsom sjukfrånvaro och semester är viktig information i personalhandboken.
Vad ska en personalhandbok innehålla?
Betrakta personalhandboken som bolagets egna a-ö där hela personalcykeln från nyanställning till avslut/pension behandlas.
Information kring tidrapportering och avvikelser såsom sjukfrånvaro och semester är viktig information för den anställde och bör alltid finnas med.
Ta gärna möjligheten att låta bolagets kultur och värderingar sätta tonen i form av tydliga riktlinjer kring exempelvis arbetsmiljö, alkohol och droger samt kränkande särbehandling.
Vill ni ha hjälp att ta fram en personalhandbok?
När är det bra att ha en personalhandbok?
Särskilt bra är det förstås när det börjar en ny medarbetare på bolaget. Medarbetaren kan i sin egen takt läsa in sig på bolaget riktlinjer och rutiner. Blir man osäker eller glömmer så är det bara att gå tillbaka och kontrollera en extra gång. Personalhandboken fungerar lite som ett uppslagsverk och utgör ett utmärkt komplement till en personlig fadder under den nyanställdes onboarding.
Det är viktigt att utse vem på bolaget som äger och ansvarar för innehållet personalhandboken.
Vem på företaget ansvarar för personalhandboken?
Det är viktigt att man redan vid skapandet och införandet av personalhandboken utser vem på bolaget som äger och ansvarar för innehållet. Vanligtvis så är det bolagets HR-funktion eller annan funktion med ansvar för personalfrågor som har det huvudsakliga ansvaret för personalhandboken. Men det finns inga krav eller regler utan bör vara den funktion som företaget anser bäst lämpad.
Hur ofta behöver man se över och uppdatera personalhandboken?
Personalhandboken ska betraktas som ett levande dokument och bör därför uppdateras så snart det sker en förändring i företagets rutiner och riktlinjer. Det kan vara bra att redan från start upprätta en förvaltningsplan och ha som mål att se över sin personalhandbok minst två gånger om året.
Vill ni ha hjälp med er personalhandbok?
Vi kan hjälpa er ta fram en ny eller komplettera er befintliga.
