Tid är den mest värdefulla resursen i varje bolag. Att hantera fakturor, skicka påminnelser, och hålla koll på betalningar är tidskrävande moment som många brottas med. Martin Runosson, ansvarig för digitala tjänster på Aspia, berättar mer om working capital och hur du kan automatisera fakturahanteringen, planera och sätta mål samt när outsourcing är ett bra alternativ.
Företagarnas finansieringsrapport 2021 visar att 68 procent av svenska företag som gjort en investering under de senaste tolv månaderna upplevt svårigheter med att få banklån. Medan lån är ett vanligt sätt att finansiera företagets utveckling så är det inte alltid den bästa lösningen eller ens möjligt att få beviljat. Organisationen Företagarna representerar idag runt 60 000 företagsägare och skriver i sin årliga rapport att en av de största utmaningarna för växande företag som vill investera är att få in tillräckligt med kapital. Nedan är några nyckelpunkter från Nordeas rapport Working Capital Report från 2020.
- Små och medelstora börsnoterade bolag (SME-företag) har lägre avkastning än större företag eftersom en ineffektiv användning av working capital bromsar dem.
- SME:s har en tillväxt i nivå med större bolag, men får mindre hjälp från extern finansiering i form av banklån.
- Majoriteten av dessa bolag tycker det är svårt att få kapital från banken för att finansiera tillväxt och investeringar. Därför behöver de i större utsträckning förlita sig på kapital från sitt egengenererade kassaflöde eller sina ägare.
- Slutsatsen i rapporten är att bristen på kapital för SME:s förhindrar tillväxten i många företag, men att det finns lösningar i form av tjänster som snabbar på och förenklar ekonomihanteringen. Genom att få loss pengar från kundfordringar och kundfakturor som skickats ut kan företaget få mer kapital till tillväxt och investeringar.
Stärk likviditeten
Working capital är den största källan till att stärka likviditeten i företag idag. Det framgår i rapporten Nordea Working Capital Report 2020. Enligt samma undersökning var det endast ett fåtal branscher som lyckats förbättra sitt working capital över den fyraårsperiod som statistiken täcker. Med den här statistiken framför oss går det att dra vissa slutsatser. De dagliga kostnaderna i en verksam[1]het är inte bara rena utgifter. Tid är pengar, och varje extra minut som ett företag lägger på administration, ekonomi- och fakturahantering bromsar tillväxten. Med en working capital- strategi frigörs kapital och stärker likviditeten.
Läs mer om hur du kan förbättra likviditeten med hjälp av våra tjänster!
Vad är working capital?
Working capital går att översätta till rörelsekapital på svenska och förändring i rörelsekapitalet påverkar direkt kassaflödet. Rörelsekapitalet är det kapital som behövs för den dagliga verksamheten i en organisation. Definitionen av working capital är omsättningstillgångar minus kortfristiga skulder, vilket blir ett indikation på hur väl företaget mår och vilken betalningsförmåga som finns. Rörelsekapital är bland annat nödvändigt för att betala löner, köpa in produkter till lagret och för att betala leverantörsskulder, men också för att kunna skapa tillväxt i bolaget.
Med ett optimalt rörelsekapital har verksamheten kapital över till att utvecklas. Det är kan vara en styrka med positivt rörelsekapital men framför allt vill man omvandla rörelsekapitalet till likvida medel. Ett företag kan påverka rörelsekapitalet på olika sätt. Man kan försöka få så lång kredit som möjligt på leverantörsskulder men framför allt kan man arbeta med att få betalt så snabbt som möjligt. Working capital kan delas upp i dessa kategorier:
- Kundfordringar
- Övriga kortfristiga fordringar
- Kassa
- Utförda arbeten, lagar eller råmaterial beroende på inriktning
Därför är working capital viktigt
Hur stort working capital man har speglar verksamhetens förmåga att ha råd med att betala av utgifter och skulder. Samtidigt kan ett stort rörelsekapital hindra ett bolag från att växa, eftersom tillgångarna inte blir investerade i framtida, långsiktiga mål, utan binds upp i kortfristiga tillgångar. För att kunna växa behöver verksamheter effektivisera processerna så att man inte slösar resurser i onödan.
Ett högt rörelsekapital kan indikera att det finns mycket kapital fastlåst i kundfordringar och lager, och är alltså inte nödvändigtvis ett tecken på hög likviditet. Många bolag står inför just det här dilemmat. Då gäller det att få in betalningar från kunder och öka försäljningen. Genom att förbättra rörelsekapitalet kan ditt bolag minska behovet av finansiering utifrån och ha råd med att satsa på utveckling.
Så frigör du kapital och tid i företaget
Automatisering, rutiner och delegering är några exempel på hur
ditt företag kan spara tid och resurser. Dessa förenklande och
effektiviserande processer gör att verksamheten tryggt kan
fokusera på att arbeta mot de gemensamma målen i bolaget.
Här går vi djupare in på de olika tidsbesparande koncepten:
- Planera och sätt mål
Det kan låta självklart, men regelbunden planering och målsättning faller ofta mellan stolarna i en verksamhet. Grunden till effektiv tidshantering är att veta vart man är på väg, hur man ska ta sig dit, och när. Tydligheten skapar också förutsättningar för att medarbetare ska känna sig trygga och arbeta effektivare. - Automatisera fakturahantering
Automatisera processer som inte kräver manuell hantering. Dagens teknologi gör det möjligt att spara tid med till exempel anpassade system för bokningar och köp online. Automatiserad fakturahantering för kundfakturor minskar risken för försenade betalningar och en strukturerad kravprocess får kunder att betala snabbare. Det är ofta enkelt att koppla på denna typ av tjänst på sitt befintliga affärssystem. Läs om hur Aspia och Waya förenklar faktura- och kravhantering lite längre fram.
- Outsourca
Förutom outsourcing av fakturahantering bör du tänka igenom vilka uppgifter som du tjänar på att lägga ut. Det enklaste sättet att ta beslutet om outsourcing är att beräkna om du skulle kunna vinna mer på tiden du frigör från outsourcing, än om du skulle göra arbetet själv eller inom bolaget.
Aspia Fakturaservice – en automatiserad lösning
Automatisering av fakturahantering och bokföring – Manuell hantering innebär större risk för fel i hanteringen, särskilt när det handlar om stora antal fakturor. Automatiseringen eliminerar dessa risker och gör att du slipper ha koll på påminnelser och korrekta belopp.
Kostnadskontroll – Få en överblick över fakturaflödet och varje fakturas plats. Hämta in betalningar från förfallna fakturor och höj likviditeten som följd, och slipp dessutom integrationskostnader eftersom allt hanteras i ert nuvarande affärssystem.
Överblick och analys – Få koll på riskerna i kundportföljen genom överblick och analys av vart i flödet en kund och faktura befinner sig. Chanserna att få betalt ökar dessutom med schyssta villkor och ”Final Notice” som får många att betala innan fakturan går till process.
Aspias fakturaservice – en komplett fakturatjänst
Genom Waya kan ni enkelt skicka ut era fakturor och pricka av inkomna betalningar. Med Waya sparar ni tid och pengar eftersom ni både slipper skicka fakturor, pricka av inkomna betalningar och därefter sköta kravhantering. Via Waya Connect kan ni enkelt koppla upp ert affärssystem eller använda deras API:er för en egen integration. Systemen skickar sedan fakturaunderlag till oss som skriver ut fakturorna med er logotyp. Sedan sköter Waya avprickning och skickar automatiskt ärenden vidare till Inkassogram om betalningen uteblir på betalningspåminnelsen. Ni får en fil med bokföringsunderlag som ni enkelt läser in i ert bokföringsprogram.
