Hemarbete har blivit en del av många människors vardag under Coronapandemin. Nu när restriktionerna lättar börjar kontoren fyllas med liv igen – positivt tycker många, medan en del gärna håller kvar vid möjligheten att jobba på distans. HR-specialisterna Mikaela Walter och Alexander Ski berättar mer om vad som gäller kring kontorsarbete och olika hybridlösningar.
Med lättade restriktioner finns egentligen ingen anledning till hemarbete längre, samtidigt ser vi att efterfrågan på flexibla arbetsförutsättningar ökar. Möjligheten att jobba hemifrån har därför blivit en ny valuta på arbetsmarknaden när företagare konkurrerar om arbetskraft. Innan man som arbetsgivare väljer att erbjuda sina medarbetare möjligheten till distansarbete finns det en hel del att fundera kring. Här går vi igenom några av de vanligaste frågorna du som arbetsgivare kan ställas inför.
Kan jag kräva att medarbetarna ska återgå till kontorsarbete?
Det enkla svaret på den frågan är: ja, det kan du kräva. Men vill du verkligen det? Många har skapat nya vanor under pandemin där just möjligheten att arbeta hemifrån är en sådan. Vissa föredrar distansarbete medan andra hellre vill arbeta från kontoret. Så även om ni helst ser att medarbetarna jobbar från kontoret kan ni göra det till en konkurrensfördel att tillåta distansarbete i någon form, både bland nuvarande medarbetare och vid nyrekrytering. Med bra och tydlig kommunikation samt lyhördhet inför sina medarbetare är det här en möjlighet för företagare att ytterligare stärka sitt arbetsgivarvarumärke.
Vi erbjuder en grundutbildning i arbetsrätt – perfekt för dig med personalansvar.
Vilka är för- och nackdelarna med att erbjuda en större flexibilitet?
För att både behålla och attrahera personal är det en stor fördel att ha ett flexibelt och individanpassat tänk. Kan du erbjuda distansarbete på hel- eller deltid kan det därför vara en konkurrensfördel gentemot andra som letar efter samma kompetens. Möjligheten till distansarbete ökar dessutom chansen att du hittar den perfekta kandidaten när du rekryterar då personen inte nödvändigtvis måste bo i, eller i nära anslutning till, staden där arbetsplatsen ligger.
Den största utmaningen är att följa upp medarbetarnas arbetssituation och förebygga både fysiska och psykosociala hälsorisker i deras arbetsmiljö. Med bakgrund av detta så är kommunikationen otroligt viktig för att hemarbete ska fungera på ett tillfredsställande sätt. Chefer behöver hitta ett fungerande sätt att vara närvarande, både för att säkerställa företagets intressen men också för att se till att medarbetaren mår bra.
Vad finns det för argument för att få medarbetarna att vilja jobba från kontoret?
En viktig aspekt att lyfta fram är att kontorsarbetsplatsen många gånger är en källa till energi och inspiration. Det finns många mjuka värden med kontorsarbete som är värda att värna om, exempelvis möjligheten att träffas runt fikabordet, äta lunch, ta ett promenadmöte eller göra snabba avstämningar i korridorerna. Den här typen av interaktion går förlorad om medarbetarna uteslutande arbetar på distans. Det sätter om inte annat ljus på hur komplexa frågorna kring distansarbete är och vad det är värt, inte minst eftersom det skiljer sig så pass mycket mellan olika arbetsplatser och medarbetare.
Vilka varianter av hybridarbete är rimligt att erbjuda som arbetsgivare?
Det är upp till varje enskild arbetsgivare att hitta ett sätt som fungerar för verksamheten, så här finns möjlighet att vara kreativ och hitta lösningar som gynnar både verksamheten och den anställde. Det är vanligt att arbetsgivare vill att de anställda ska vara på kontoret två eller tre dagar i veckan. Alla människor har däremot olika behov – vissa tycker det funkar bättre att jobba hemma medan andra behöver jobba på kontoret. Att gå ner på individnivå är därför att rekommendera, snarare än att försöka hitta en lösning som ska passa alla.
Distansarbetsavtal – vad är det?
Många arbetsplatser har redan lokala och generella riktlinjer i form av en distansarbetspolicy som riktar sig till alla anställda hos arbetsgivaren. Riktlinjerna behöver däremot kompletteras med en individuell överenskommelse i form av ett separat distansarbetsavtal. I avtalet bör allt från distansarbetets omfattning, hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas till hur överenskommelsen kan komma att upphöra, omfattas. Syftet med avtalet är att tydliggöra respektive parts rättigheter och skyldigheter under tiden för distansarbetet och förebygga missförstånd och i förlängningen konflikter.
Vad behöver man mer vara uppmärksam kring som arbetsgivare?
I samband med införande av distansarbete i verksamheten finns det en del man som arbetsgivare behöver förhålla sig till. Om exempelvis en kollektivavtalsbunden arbetsgivare önskar ta fram lokala riktlinjer för distansarbete som ska gälla för alla medarbetare på arbetsplatsen behöver detta förhandlas med de fackliga organisationerna.
En annan fråga som uppkommer i samband med distansarbete är vad som gäller om medarbetaren skulle skada sig i hemmet. Generellt gäller även kollektivavtalade försäkringar vid distansarbete. Det som däremot krävs är att olyckan har ett direkt samband med arbetet. I vanliga fall finns det redan ett starkt och tydligt samband till arbetet om medarbetaren skulle skada sig på kontoret under arbetstid. Om den anställde däremot ramlar i badrummet föreligger inget tydligt samband med arbetet trots att det sker under arbetstid. Om medarbetaren istället hade ramlat över datorsladden till arbetsdatorn hade sambandet mellan skada och arbete ansetts vara betydligt starkare.
Distansarbete medför inte endast arbetsrättsliga konsekvenser man som arbetsgivare behöver vara medveten om utan även skatterättsliga. Distansarbetsplatsen kan faktiskt anses utgöra medarbetarens tjänsteställe vilket påverkar bl.a. avdrag för resor till och från huvudarbetsplatsen.
Vem har arbetsmiljöansvaret när någon jobbar hemifrån?
Trots att arbetet sker på distans är det fortfarande arbetsgivaren som ansvarar för medarbetarens arbetsmiljö. Den anställde är å andra sidan skyldig att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella risker och informera om hen behöver något och på så vis medverka till en god arbetsmiljö. Som arbetsgivare behöver man således försäkra sig om att den anställdes distansarbetsplats är säker ur både ett fysiskt och psykiskt arbetsmiljöhänseende. Om arbetsplatsen anses vara riskfylld eller har allvarliga brister har arbetsgivaren möjlighet att avslå den anställdes möjlighet till distansarbete. Det viktigaste är att reglera på vilket sätt som arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i distansarbetsavtalet. I samband med detta är det viktigt att klargöra förväntningar och tillgänglighet eftersom gränsen mellan arbete och fritid riskerar att suddas ut vid distansarbete. Genom en god och kontinuerlig dialog är det betydligt enklare att följa upp och säkerställa en god arbetsmiljö för medarbetaren.
Vill ni veta mer om just arbetsmiljö eller arbetsrätt i stort? Tveka inte att ta kontakt med oss på Aspia.
