E-fakturor är digitala fakturor som skickas och tas emot direkt i fakturahanteringssystemet. Det innebär att du slipper skriva ut, skanna eller mejla fakturor som PDF-filer. Per Willstedt, redovisningskonsult och partner på Aspia, berättar om fördelarna och hur du går till väga!
En felaktig uppfattning är att en PDF-fil är en e-faktura. Det stämmer inte. En PDF-fil måste fortfarande öppnas, granskas och registreras manuellt i ett fakturahanteringssystem, vilket tar tid och kan leda till fel. Vissa företag skannar dessutom in sina pappersfakturor och på så sätt omvandlar dem till PDF. Den varianten är ytterst omständlig och inte miljövänlig.
Vilka är fördelarna med e-faktura?
E-fakturor, eller elektroniska fakturor som det egentligen heter, har många fördelar för både dig och dina kunder:
- Du spar tid och pengar på administration, skanningsavgifter och porto
- Du minskar risken för fel och förseningar i fakturahanteringen
- Du bidrar till en bättre miljö genom att minska pappersanvändningen
- Du ökar din konkurrenskraft och kundnöjdhet genom att erbjuda en modern och smidig faktureringslösning
Ytterligare en fördel med e-fakturor är att de i högre utsträckning betalas innan förfallodatum. Vismas rapport Digitaliseringsindex 2019 visar att 90 procent av elektroniska fakturor betalas i tid. Motsvarande siffra för PDF-fakturor är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor, enligt NEA (Nätverket för elektroniska affärer).
På sikt kommer e-fakturan att öka möjligheten till en automatiserad hantering av fakturor helt och hållet. Då en e-faktura innebär att data skickas på ett strukturerat sätt kommer det gå att ta emot och använda denna data på ett helt annat sätt än när det skickas på papper eller på en PDF som skall försöka tolkas av ett system.
E-fakturor är obligatoriska i många länder utom Sverige
Även om det kan kännas som att e-fakturor är nytt och komplicerat så är det inte det. Faktum är att e-fakturor har funnits sedan långt innan det var standard att använda en dator till fakturering. Det har revolutionerat hur fakturor skapas, skickas och hanteras i länder världen över. Även om Sverige ligger långt efter andra länder när det gäller andelen e-fakturor som skickas så har Sverige varit med i utvecklingen av olika standards och system för e-fakturering – till exempel PEPPOL.
Vid fakturering till offentlig sektor är det dock obligatoriskt att skicka e-faktura sedan lagen om elektronisk fakturering infördes 1 april 2019.
Varför ligger Sverige efter andra länder när det gäller andel e-faktura?
En av anledningarna till att Sverige halkar efter är bland annat att vi än så länge inte har någon lagstiftning som reglerar elektronisk fakturering för privata företag – men det är på gång. Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, skickade i början av februari 2023 in en hemställan till regeringen om att tillsätta en utredning om obligatorisk elektronisk fakturering. En lag om e-faktura skulle innebära ett stort steg framåt för Sveriges digitalisering.
Gamla sanningar och okunskap om vad en e-faktura är utgör ytterligare anledning till att Sverige ligger efter andra länder.
Så tar du steget till e-faktura redan idag
Med e-fakturor får du mer tid över till din kärnverksamhet, samtidigt som du gör både dig själv, dina kunder och miljön en tjänst. Vänta inte längre – börja med e-fakturor idag! Det går snabbt och är inte svårt. Alla moderna ekonomisystem stödjer hanteringen av e-fakturor. På Aspia har vi ett brett nätverk av auktoriserade redovisningskonsulter. Vi hjälper dig att komma igång!
