Har ni anställda utomlands, eller anställda som varit på utlandsarbete, och som dessutom omfattas av incitamentsprogram? Då behöver ni ha koll på hur beskattningen ska hanteras. Här tipsar vi om vad som är viktigt att tänka på.
Det är vanligt att företag ger sina anställda årliga kontanta bonusar och/eller har olika typer av långsiktiga incitamentsprogram för att belöna, motivera och behålla sina anställda. Om exempelvis en kontant bonus utbetalas till en utlandsanställd eller en anställd som tidigare tillfälligt arbetat utomlands är det värt att uppmärksamma detta lite extra för att säkerställa en korrekt rapportering.
När och var tjänades bonusen/incitamentsprogrammet in?
Det är vanligt att bonusar och incitamentsprogram har någon form av intjänandeperiod som är viktig att fastställa. En kontant bonus som exempelvis utbetalas under inkomstår 2020 har med stor sannolikhet tjänats in under inkomståret 2019. Det är därför viktigt att se över hur skattskyldigheten såg ut för den anställde under just intjänandeperioden.
Den anställdes intjänandeperiod är viktig att fastställa.
Vilket lands socialförsäkring gällde under intjänandeperioden?
Den anställdes socialförsäkringstillhörighet under intjänandeperioden behöver också fastställas för att säkerställa att rätt arbetsgivaravgifter betalas. Kanske intjänades en bonus innan en person började arbeta i Sverige, under en period, då han eller hon inte omfattades av svensk socialförsäkring. Då ska inte svenska arbetsgivaravgifter betalas utan istället ska eventuella socialavgifter i intjänandelandet betalas.
Ett exempel – bonus
Ett företag har en anställd från Frankrike som börjar arbeta i Sverige den 1 januari 2020. I september 2020 betalas den årliga kontanta bonusen ut som intjänades under inkomstår 2019. Bonusen betalas ut från Sverige men den anställde arbetade ingenting i Sverige under inkomståret 2019.
Den anställde är skattskyldig i Sverige vid utbetalningstillfället men det kan finnas en möjlighet att undanta bonusen från beskattning i Sverige. För att inte behöva innehålla preliminärskatt i löneberedningen krävs ett jämkningsbeslut från Skatteverket.
Då den anställde inte omfattades av svensk socialförsäkring under intjänandeperioden, dvs inkomstår 2019, ska inga svenska arbetsgivaravgifter betalas på bonusen utan eventuellt ska istället franska socialavgifter betalas. Det sistnämnda behöver säkerställas med det aktuella landet ifråga och hur detta löses praktiskt på bästa sätt.
Titta på hur bonusen ska hanteras i redovisningen och skattemässigt som personalkostnad om den inte intjänats i Sverige.
Företaget kan även behöva titta på hur bonusen ska hanteras i redovisningen och skattemässigt som personalkostnad då den inte är intjänad för verksamhet i Sverige.
Vill ni ha hjälp med hur beskattning av bonus och incitamentsprogram för utlandsanställda ska hanteras?
Ett exempel – personaloptioner
Personaloptioner är en rätt, men inte en skyldighet, att i framtiden få förvärva värdepapper (vanligtvis aktier). Personaloptioner har normalt omfattande restriktioner och beskattas när de utnyttjas för att förvärva värdepapper. Förmånsvärdet bestäms normalt till skillnaden mellan aktiens marknadsvärde och det den anställda måste betala för att förvärva aktien (lösenpriset). Här är det också vanligt med långa intjänandeperioder på flera år.
I samma exempel som ovan med bonusen har vi en anställd från Frankrike som började arbeta i Sverige den 1 januari 2020 och som omfattas av ett personaloptionsprogram med en intjänandeperiod på 4 år, 2018–2021.
Optionerna utnyttjas i april 2022 när den anställde är skattskyldig i Sverige. Under inkomstår 2018 och 2019 arbetade den anställde inte alls i Sverige så på den delen av förmånsvärdet finns det, precis som för den kontanta bonusen, en möjlighet att undanta från beskattning i Sverige.
För att inte behöva innehålla preliminärskatt på den delen av förmånsvärdet i löneberedningen krävs ett jämkningsbeslut från Skatteverket. Då den anställde inte omfattades av svensk socialförsäkring under del av intjänandeperioden, i detta fall inkomstår 2018 och 2019, ska svenska arbetsgivaravgifter betalas endast på förmånsvärdet hänförligt till inkomstår 2020 och 2021.
Även i detta fall är det viktigt att stämma av reglerna i Frankrike för den praktiska hanteringen där samt hur ovan ska redovisas som personalkostnad och vad man kan få skattemässig avdragsrätt för, både i Sverige och i Frankrike.
Beskattningstidpunkten kan variera beroende villkoren i incitamentsprogrammet
Olika beskattningstidpunkter beroende på typ av incitamentsprogram
Det är viktigt att veta vilken typ av incitamentsprogram ett företag har då beskattningstidpunkten kan variera beroende av det aktuella incitamentsprogrammets villkor. Vår rekommendation är att villkoren alltid analyseras innan en process för hantering implementeras så att hanteringen blir korrekt.
Sverige har flertalet beskattningstidpunkter:
- vid tilldelningen
- när de är intjänade
- vid utnyttjandet
- när den underliggande egendomen säljs
Även beskattnings- och socialavgiftsreglerna i andra länder kan bli aktuella att analysera om incitamentsprogrammet omfattar personal i andra länder eller mobil personal.
Om en anställd har expertskatt i Sverige är det extra viktigt att vara uppmärksam.
Vad gäller för en anställd med expertskatt?
Om en anställd har expertskatt i Sverige är det extra viktigt att vara uppmärksam på hur bonusen eller incitamentsprogrammet ska rapporteras. Bara för att bonusen/incitamentsprogrammet betalas ut när den anställde omfattas av expertskatt är det inte säkert att den tjänats in när den anställde omfattades av expertskatt. Det går alltså inte att som huvudregel applicera expertskatt på bonusar eller incitamentsprogram som intjänats under period då den anställde inte omfattades av expertskatt.
Rapportering i arbetsgivardeklarationen
För att rapporteringen till Skatteverket ska bli korrekt kan det ofta krävas två eller flera individuppgifter och det är då viktigt att rätt rutor fylls i korrekt på individuppgiften/erna.
Frågor kring bonusar och incitamentsprogram? Vi kan hjälpa till!
Har ni frågor eller funderingar kring rapportering av bonusar och incitamentsprogram för anställda som arbetar eller har arbetat i andra länder, eller kommit från annat land för att arbeta i Sverige finns vi här för att hjälpa till.
Har ni även andra frågor kopplat till bonusar och incitamentsprogram (exempelvis att designa, analysera, implementera eller projektleda) kan vårt incitamentsteam hjälpa er. Så tveka inte att höra av er!
