Att löneutbetalningarna fungerar är ett måste för alla företag med anställda. Därför kan det verka vågat att släppa en så viktig del av verksamheten till en extern leverantör. Men att outsourca lönehanteringen till personal som är experter på just den biten kan frigöra viktiga resurser internt. Företag som outsourcar behöver inte heller investera i, eller underhålla, egna lönesystem.
Lösa lönerna själva eller lägga ut? Vad som är rätt för dig beror på just era förutsättningar, men här följer några goda råd samt en checklista för ett välfungerande samarbete, om ni överväger outsourcing.
Rätt kompetens
Finns rätt kompetens på plats? Lönehantering och personalnära arbetsuppgifter blir alltmer komplexa områden att hantera. Arbetsmarknaden är i ständig förändring och det krävs att löneadministratören är påläst och ständigt uppdaterad.
Bara i Sverige finns närmare 600 aktiva kollektivavtal, vilket innebär väldigt många olika riktlinjer och tillämpningar. Addera sedan alla personalpolicys, lagar och regelverk som till exempel GDPR – då är det förståeligt att många företag känner att intern kunskap och backup ibland inte räcker till. Läget är alldeles för sårbart.
Fokus på kärnverksamheten
Vill ni ha mer tid att fokusera på er kärnverksamhet och affär? Och vill ni minimera era stora interna kostnader kopplade till personal, kompetens och system? Detta är en av de vanligaste anledningarna till att ett företag väljer att outsourca sin lönefunktion. Även om man betalar för outsourcingtjänsten är det oftast både en kostnads- och tidseffektiv besparing i slutändan.
Det kan även vara intressant att outsourca lönefunktionen i följande situationer;
- Vid organisationsförändring där man vill renodla vissa roller, exempelvis HR- eller ekonomifunktionen.
- Vid fusioner där den totala lönefunktionen behöver förändras.
- Av konfidentiella skäl då man vill särskilja lönefunktionen från verksamheten.
- Om en medarbetare som hanterar lönerna ska sluta och man vill bli personoberoende istället för att anställa på nytt.
Outsourca utomlands
Offshoring är en vanlig lösning idag, det vill säga produktionen eller leveransen sköts från ett annat land i syfte att hålla nere personalkostnaderna. Initialt kan offerten se billigare ut – men i slutändan kan denna lösning betyda merjobb och mycket tilläggsdebitering då tjänsten många gånger är reducerad. Utomlands är det oftast en begränsad typ av service som erbjuds, samtidigt som det kan vara svårare att få kontakt och åtgärdande av fel kan ta lång tid.
Checklista inför outsourcing av löneavdelningen
Väljer ni som företag att outsourca lönehanteringen är det bra att upprätta en checklista inför samarbetet. Framförallt handlar det om att tydliggöra uppdraget, vilka förväntningar och krav som ställs på båda parter. Här är en bra checklista:
-
Analysera behoven
Ska all löne- och personaladministration outsourcas eller endast en del av verksamheten? Och varför vill ni outsourca? -
Förväntningar
Vad vill ni ska ingå i tjänsten och vilken prisbild ser ni framför er? Har ni några särskilda krav på leverantören? -
Tydligt avtal
Överenskommelsen ska ha ett noggrant ramverk för tjänstebeskrivning, pris, ansvar och särskilda behov. -
Planera i detalj
Ta fram en projektplan och en tjänstespecifikation för outsourcingen. Ha även en löpande dialog med leverantören kring detta. Se därför till att ha en huvudansvarig kontakt hos er outsourcingpartner. -
Informera internt
Medarbetarna måste få tydlig information om vad som gäller i samarbetet. Eventuellt behövs interna utbildningar om nya system för rapportering.
