2019-09-05

Många företag brottas med frågan om man ska outsourca löneavdelningen eller behålla den internt. Här får du några råd och en checklista för ett välfungerande samarbete om ni väljer outsourcing.

Rätt kompetens

Finns rätt kompetens på plats? Lönehantering och personalnära arbetsuppgifter blir allt mer komplexa områden att hantera. Arbetsmarknaden är i ständig förändring och det krävs att löneadministratören är påläst och ständigt uppdaterad.

Bara i Sverige finns närmare 650 aktiva kollektivavtal, vilket innebär väldigt många olika riktlinjer och tillämpning. Addera sedan alla personalpolicies, lagar och regelverk som till exempel GDPR, då är det förståeligt att företagen känner att kunskapen inte räcker till.

Fokus på kärnverksamheten

Vill ni som företag ha mer tid att fokusera på er kärnverksamhet och affär? Detta är en av de vanligaste anledningarna till att ett företag väljer att outsourca sin löneavdelning. Trots att företaget betalar för en tjänst är det både en kostnads- och tidseffektiv besparing i slutändan.

Stora interna kostnader kopplade till personal, kompetens och systemlicenser minimeras. I de allra flesta fall visar slutkalkylen att outsorcing är en kostnadseffektiv lösning för företaget. Dessutom får företaget mer tid att fokusera på er sin ”core business”. 

Vill ni outsourca löneavdelningen? Läs mer här!

Outsourca utomlands

Offshoring är en vanlig lösning idag, det vill säga produktionen eller leveransen sköts från ett annat land i syfte att hålla nere personalkostnaderna. Initialt kan offerten se billigare ut – men i slutändan kan denna lösning betyda merjobb och mycket tilläggsdebitering då tjänsten många gånger är reducerad. Utomlands är det oftast en begränsad typ av service som erbjuds, samtidigt som det kan vara svårare att få kontakt och åtgärdande av fel kan ta lång tid.

Checklista inför outsourcing av löneavdelningen

Väljer ni som företag att outsourca lönehanteringen är det bra att upprätta en checklista inför samarbetet. Framförallt handlar det om att tydliggöra uppdraget, vilka förväntningar och krav som ställs på båda parter. Här är en bra checklista:

  • Analysera behoven

    Ska all löne- och personaladministration outsourcas eller endast en del av verksamheten? Och varför vill ni outsourca?

  • Förväntningar

    Vad vill ni ska ingå i tjänsten och vilken prisbild ser ni framför er? Har ni några särskilda krav på leverantören?

  • Tydligt avtal

    Överenskommelsen ska ha ett noggrant ramverk för tjänstebeskrivning, pris, ansvar och särskilda behov.

  • Planera i detalj

    Ta fram en projektplan och en tjänstespecifikation för outsourcingen. Ha även en löpande dialog med leverantören kring detta. Se därför till att ha en huvudansvarig kontakt hos er outsourcingpartner.

  • Informera internt

    Medarbetarna måste få tydlig information om vad som gäller i samarbetet. Eventuellt behövs interna utbildningar om nya system för rapportering.


Outsourcing av löneavdelningen

Jessica Sorrone
Författare av detta blogginlägg:

Jessica Sorrone

Jessica Sorrone är ansvarig för Aspias erbjudande inom lön och HR i Sverige.