Under hösten har de restriktioner som införts under covid-19 lättat vilket innebär att resor i tjänsten återigen blir aktuella. Vid resor i tjänsten är det vanligt att den som är anställd får ökade levnadskostnader och att arbetsgivare betalar ut ett så kallat traktamente för att ersätta arbetstagaren för detta. Traktamentet är i vissa fall skattefritt för den som är anställd. Nedan reder vi ut och förklarar vad som menas med tjänsteresa, traktamente och utlägg samt reder ut frågorna om det har någon betydelse om arbetsgivaren har ersatt den som är anställd via ett utlägg samt om det uppstår någon förmånsbeskattning om den som är anställd också får måltidskostnader ersatta. Häng med!
Tre krav ställs för att du ska ha rätt att få schablonbeloppen, skattefritt traktamente, av din arbetsgivare:
- Resan måste alltid omfatta minst en övernattning.
- Avståndet till resmålet måste vara minst 50 kilometer från din arbetsplats och 50 kilometer från ditt hem.
- Resan måste vara en tjänsteresa.
Traktamente vid tjänsteresor i Sverige 2021
Heldag
En tjänsteresa som omfattar max tre månader ger dig rätt till ett schablonbelopp som är 240 kronor (inkomståret 2021) i dagtraktamente utan att din arbetsgivare måste betala några arbetsgivaravgifter.
För tjänsteresa utomlands finns det i stället bestämda normalbelopp per land. Det bör noteras att när en tjänsteresa pågått i mer än tre månader gäller ytterligare reducerade belopp.
Halvdag
Det som räknas som halv dag är dagen för avresa om resan startar klockan 12.00 eller senare och dagen för hemkomst om resan avslutas klockan 19.00 eller dessförinnan. Det skattefria dagstraktamentet är då 120 kronor (inkomståret 2021).
Husrum/Boende
Du kan få skattefri ersättning för din verkliga boendekostnad om du visar upp kvitto eller annat intyg. Har du lagt ut pengar på husrum utan att visa upp något kvitto har du rätt till ett halvt maximibelopp, alltså 120 kronor (inkomståret 2021) för varje natt.
Missa inte vår guide med värdefulla tips - guldkorn för företagaren!
Nattraktamente
Om du ordnar med eget boende under en tjänsteresa kan din arbetsgivare betala ut ett skattefritt nattraktamente istället för att betala logikostnaderna. Med natt menas kl 00.00–06.00. Det högsta skattefria nattraktamente vid tjänsteresor inom Sverige är 120 kr per natt (inkomståret 2021). Och för nattraktamente utomlands gäller hälften av schablonbeloppet för respektive land.
Kom ihåg! Om du fått skattefritt traktamente från arbetsgivaren upp till de skattefria gränsvärdena får du inte göra avdrag för traktamente i den privata deklarationen.
Utlandstraktamente
Ska du arbeta utomlands under en viss period eller göra en tjänsteresa utomlands har du rätt till skattefri ersättning för alla de extra levnadskostnader som uppstår för exempelvis mat, valutaväxling och andra småutgifter. Men du måste uppfylla kraven, det vill säga att det ska vara en tjänsteresa minst 50 kilometer från arbetsplatsen och ditt hem, samt innebära minst en övernattning.
Efter tre månader på ett och samma ställe reduceras det skattefria traktamentet till 70 procent av maximibeloppet.
Vill du få koll på traktamente vid tjänsteresor i utlandet, kolla in Skatteverkets tabell med schablonbelopp för respektive land. Beloppen är exklusive logi.
Tremånadersreduktion
När tjänsteresan pågått mer än tre månaders på en och samma ort minskar det skattefria traktamentet. Efter tre månader får endast 70 procent av schablonbeloppet för heldag betalas ut. Anledningen är att man förutsätter att levnadskostnaderna minskat när den anställde stannat så pass länge på ett och samma ställe. Efter tre månaders tjänsteresa på samma ort är det heller inte möjligt att få traktamente för halvdag.
Tvåårsreduktion
Om en tjänsteresa pågår längre tid än två år på samma ort kan den anställde få 50 procent av normalbeloppet för heldag i traktamente.
Betalda måltider innebär reducerat traktamente
Om din arbetsgivare betalar för dina måltider under tjänsteresan blir det skattefria traktamentet mindre, eftersom du då inte behövt göra utlägg för maten. Om mat är inkluderat i priset under resa med exempelvis flyg eller tåg reduceras inte traktamentet. Däremot ska traktamentet reduceras om fri frukost ingår i priset för hotellrum.
Vad händer om den som är anställd får traktamente och måltider ersatta?
Om en anställd får både skattefritt traktamente och samtidigt blir ersatt för måltider under tjänsteresan ska traktamentet minskas då den som är anställd inte de facto har haft någon ökad levnadskostnad för måltider. På Skatteverkets hemsida finns tabell för 2021 som visar i vilken mån traktamentet ska reduceras. Traktamentet blir lägre beroende på om full kost eller endast enstaka måltider har ersatts. Reduceringen ska göras oavsett om tjänsteresan är inom Sverige eller utomlands.
Det bör även noteras att om en anställd har fått måltider ersatta ska kostförmån rapporteras enligt schablon. För 2021 ska kostförmån rapporteras med 100 kronor för lunch eller middag samt 50 kronor för frukost. I vissa fall behöver dock ingen kostförmån rapporteras, det gäller om frukost ingår obligatoriskt i kostnaden för ett hotellrum eller på allmänna transportmedel.
Tjänsteresa utan övernattning
Traktamente som betalas ut vid så kallad endagsförrättning
(utan övernattning) hanteras som vanlig lön skatte- och avgiftsmässigt.
Så hanterar du traktamente i deklarationen
Det skattefria traktamentet ska du normalt inte deklarera och du får inte göra något avdrag i din privata inkomstdeklaration.
Tar du emot traktamente som är större än schablonbeloppen ska den överskjutande delen behandlas som vanlig lön och därav utgöra underlag för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Spelar det någon roll om den som är anställd blir ersatt via utlägg?
I samband med tjänsteresor är det även vanligt att en anställd gör ett utlägg för kostnader, bolaget faktureras direkt eller arbetstagaren får använda bolagets kontokort. Utlägg behöver normalt styrkas av den som är anställd via kvitto eller liknande. Om den som är anställd har varit på tjänsteresa och gjort utlägg är detta i normalfallet inget problem, bolaget betalar ut kostnadsersättning för utlägg enligt schablonbeloppen och har måltider blivit ersatta ska kostförmån rapporteras. Problemet kan dock uppstå om det i efterhand visar sig att den som är anställd inte var på tjänsteresa. Därför är det viktigt att säkerställa att reglerna för tjänsteresa är uppfyllda.
Vill ni ha hjälp med att avgöra om reglerna om tjänsteresa är uppfyllda? Tveka inte att kontakta oss!
Vill du veta mer om vilka lagar och regler du bör hålla koll på som företagare? Ladda ner vår guide - Guldkorn för företagaren!
