Från och med 1 januari 2019 ska alla arbetsgivare månadsvis redovisa utbetalda löner och avdragen skatt på individnivå till Skatteverket. Här får du svar på några vanliga frågor om lagändringen för arbetsgivardeklarationer.
I korthet innebär förändringen att du som arbetsgivare månadsvis ska redovisa lön, förmåner och skatteavdrag på individnivå för alla dina anställda i arbetsgivardeklarationen. Detta kallas arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI.
1. Vad betyder den här lagändringen för mig som arbetsgivare?
De nya reglerna innebär att redovisningen sker på individnivå. Detta skiljer sig från tidigare regler där arbetsgivare månatligen har redovisat lön, förmåner och skatteavdrag i ett totalbelopp för samtliga anställda och lämnat kontrolluppgift på individnivå först året efter.
Den största förändringen är att företag som utbetalar lön månadsvis ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag separat för varje anställd. Förändringen innebär också att du inte längre ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019.
Missa inte vår guide: 10 frågor du bör ställa innan du väljer redovisningsbyrå
2. När börjar de nya reglerna för arbetsgivardeklaration att gälla?
De nya reglerna gäller för alla arbetsgivare från 1 januari 2019 vilket innebär att den första arbetsgivardeklarationen på individnivå blir den som ska redovisas i februari 2019. Redan den 1 juli 2018 började reglerna dock gälla för vissa branscher, exempelvis bygg, restaurang, service av motorfordon, kropps- och skönhetsvård.
Den årliga kontolluppgiften för utbetald lön, förmåner och avdragen skatt kommer att försvinna från och med inkomstår 2019.
3. Behöver jag som arbetsgivare fortsatt redovisa kontrolluppgifter?
Nej, för inkomstår 2019 ska du inte längre lämna en årlig kontrolluppgift för de uppgifter som du redovisar i arbetsgivardeklaration på individnivå.
Du som från redan från 1 juli 2018 har redovisat AGI ska ändå lämna kontrolluppgifter avseende samtliga utbetalningar för hela inkomståret 2018. Du ska lämna kontrolluppgifter på samma sätt och med samma uppgifter som tidigare.
4. Vilka fördelar har arbetsgivardeklaration på individnivå?
Med förändringen blir det lättare för myndigheter att hämta uppgifter på individnivå från den månatliga rapporteringen hos Skatteverket vilket underlättar möjligheten till kontroll.
Det kommer även bli tydligare för dina anställda, eftersom de under året direkt via “Mina sidor” på skatteverket.se kan se vilka uppgifter som redovisats om dem.
5. Finns det några utmaningar med de nya reglerna?
Eftersom de nya reglerna innebär att arbetsgivaren ska redovisa för varje anställd månadsvis kommer det bli ännu viktigare att vara noggrann och redovisa rätt från början. Tidigare fanns det ett visst utrymme för arbetsgivare att korrigera uppgifter, men i och med AGI blir det separata månadsavslut och då kommer detta att bli svårare.
6. Vad behöver jag som arbetsgivare tänka på?
I och med att det inte går att göra korrigering av exempelvis för mycket avdragen skatt eller felaktiga förmåner i en senare månad, behöver du som arbetsgivare vara extra noga med följande:
- Förmåner måste rapporteras till er löneansvarig den period de nyttjas.
- När en anställning upphör måste detta rapporteras till löneansvarig i god tid inför löneutbetalning. Detta för att förhindra att en löneskuld uppstår. Skulle en löneskuld uppstå måste detta justeras genom att den anställde betalar tillbaka hela bruttobeloppet (innan skatteavdrag). Detta måste göras eftersom avdragen skatt ej kan korrigeras i efterskott.
- Observera att minuslöner inte får rapporteras till Skatteverket. Det innebär att om en bruttolön felaktigt har utbetalats och sedan behöver justeras, så måste man gå tillbaka och korrigera den månaden felet uppstod. Det går inte att rätta genom att rapportera in minusbelopp på en AGI.
- All lön som ligger till grund för skatteavdrag och/eller arbetsgivaravgifter ska redovisas per individ. Det betyder att en lön som innehåller lönehändelser men där bruttolönen är noll (0) kronor ändå måste redovisas till Skatteverket.
- Uppmuntra dina anställda att noggrant granska sina lönespecifikationer så tidigt som möjligt för att upptäcka eventuella fel. Ju snabbare eventuella fel rapporteras till löneansvarig, desto större är möjligheten att korrigera AGI innan den sänds till Skatteverket.
7. Hur kan jag förbereda verksamheten för arbetsgivardeklaration på individnivå?
De flesta förändringar i en organisation tar tid att implementera, och med förändringar kommer också vissa risker för fel till en början. Mycket tid kan sparas genom att se till att allting blir rätt från början.
Det bästa man kan göra som arbetsgivare är att se över rutinen för löneprocessen och säkerställa att systemen är uppdaterade, så att de klarar de nya kraven.
Mer information om arbetsgivardeklaration på individnivå:
- Skatteverket: Lämna arbetsgivardeklaration på individnivå
- Skatteverket: Så här fyller du i arbetsgivardeklarationen – blanketten ruta för ruta
