2020-01-07

En av de mest aktuella lönefrågorna vid årsskiftet är hanteringen av AGI (arbetsgivardeklaration på individnivå). Här listar vi de kontrolluppgifter som fortfarande måste lämnas in årsvis och delar med oss av några tips kring AGI.

Den 1 januari 2019 infördes en lagändring om att alla arbetsgivare månadsvis ska redovisa utbetalda löner och avdragen skatt på individnivå till Skatteverket. Genom att göra denna rapportering löpande blir det inte lika mycket att stämma av och förbereda vid årsskiftet som under tidigare år då kontrolluppgiften lämnades in årsvis.

Läs också: 7 frågor och svar om AGI

Men det finns utbetalningar du som arbetsgivare fortfarande måste lämna in till Skatteverket i en årlig kontrolluppgift.

4 tillfällen då ni fortfarande ska lämna kontrolluppgift:

  • Om ersättningen understiger 1000 kronor/år – använd blankett KU10
  • Utdelning till delägare i fåmansbolag – använd blankett KU31
  • Ränteinkomst – använd blankett KU20
  • Pensionsgrundande inkomst och utbyte av kontrolluppgifter – använd blankett KU14. (Gäller för anställda som inte beskattas i Sverige men omfattas av svensk socialförsäkring.)

För fler exempel på situationer då du ska fortsätta lämna kontrolluppgift – se Skatteverkets hemsida. Sista dag för inlämning av dessa är 31 januari, 2020.

Viktigt att tänka på kring AGI

I samband med införandet av AGI är det extra viktigt att lämna underlaget i tid varje månad till löneavdelningen. Missar man det kan det få konsekvenser för arbetstagaren.

Här beskriver vi 3 exempel på situationer att se upp med:

1. Förmåner:

Om en medarbetare haft en förmånsbil under inkomståret, men detta inte meddelas förrän i november, måste lönepersonalen gå in och rätta arbetsgivardeklarationen bakåt för varje månad. Den förmånsskatt som den anställde inte betalat på bilen under året kan generera restskatt på inkomstdeklarationen eftersom skatt inte kan rättas i efterhand. Alternativt kan den anställde meddela att han/hon vill betala extra frivillig skatt för resterande månader under inkomståret.

Undantag förmåner
Förmåner ska alltså alltid deklareras den månad då förmånen uppkommer. Med undantag för drivmedelsförmån (då har man en månad släpande), trängselskatt och infrastrukturavgifter (två månader släpande), samt kostförmån och fri parkering (en månad släpande).


2. Långtidsfrånvaro:

När en anställd ska gå på långtidsfrånvaro (exempelvis föräldraledighet eller tjänstledighet), meddela den anställde att det kan uppkomma en skuld när han eller hon kommer tillbaka till arbetet. Exempelvis – medarbetaren får en hel månadslön utbetald men gick på föräldraledighet i mitten av månaden. Då uppkommer en släpande skuld vilket innebär att när den anställde väl är tillbaka i tjänst igen får lön först en månad efter det att han/hon kommit tillbaka från föräldraledigheten.

Registrera avvikelser i rätt tid. Rätt information i rätt tid gäller både arbetsgivare och arbetstagare.

3. Avsluta anställning:

När en anställning upphör måste detta rapporteras till löneansvarig i god tid inför löneutbetalning. Detta för att förhindra att en löneskuld uppstår. Skulle en löneskuld uppstå måste detta justeras genom att den anställde betalar tillbaka hela bruttobeloppet (innan skatteavdrag), trots att den anställde endast fått nettobeloppet på kontot. Detta måste göras eftersom avdragen skatt ej kan korrigeras i efterskott. Skatten får den anställde tillbaka på inkomstdeklarationen först året efter.

3 tips som underlättar hanteringen av AGI:

  • Ha bra rutiner och meddela löneavdelningen när en medarbetare börjar, slutar eller får en förmån som ska förmånsbeskattas, så att rätt uppgifter kommer med på rätt månad från början.

  • Tänk på att lämna in reseräkning och körjournal månadsvis!

  • Registrera avvikelser i rätt tid. Rätt information i rätt tid gäller både arbetsgivare och arbetstagare.

Outsourcing av löneavdelningen

Josefin Lindström
Författare av detta blogginlägg:

Josefin Lindström

Josefin Lindström är auktoriserad lönekonsult och arbetar vid Aspias kontor i Stockholm.