I det här inlägget beskriver Skeppsbron Skatt de olika åtgärder som kan behöva hanteras under ett programs löptid och avslut – samt vilken assistans som kan erbjudas bolaget/deltagarna under dessa faser av ett incitamentsprogram.
Som vi berättat i ett tidigare inlägg är det vanligt förekommande att företag söker andra sätt att belöna sina anställda utöver den kontanta lönen. Det kan vara via förmåner, eventuell årlig bonus som betalas eller via så kallat incitamentsprogram för att belöna, motivera och behålla sina anställda.
Vad är ett incitamentsprogram?
Ett incitamentsprogram är ett typ av program där deltagare har möjlighet att genom sitt deltagande förvärva olika värden eller ersättning genom sitt arbete för bolaget/koncernen där denne är verksam i. Exempel på några av de olika typer av instrument som kan ställas ut genom ett incitamentsprogram är följande:
- Aktier
- Teckningsoptioner
- Personaloptioner
- Kvalificerade personaloptioner
- Syntetiska optioner
Efter att incitamentsprogrammet väl har satts på plats och deltagaren har accepterat och gått med i programmet har deltagaren möjlighet att på sikt tillgodogöra sig ersättning eller andra värden genom sitt deltagande. Den ersättning som betalas ut genom programmet är vanligtvis kopplat till deltagarens fortsatta anställning i bolaget under en viss intjänandeperiod, en så kallad löptid. När ersättningen väl har tjänats in efter löptiden har deltagaren rätt till ersättning, eller värden som deltagaren har tjänat in i samband med programmets avslut.
Vad behöver hanteras under programmets löptid?
Under ett programs löptid, dvs tiden från att deltagaren gått med till programmet till tidpunkten då deltagaren har rätt att ta del av ersättning, är det generellt inte några större aktiva åtgärder som behöver vidtas från bolagets sida. Det stora arbetet med att sätta upp programmet och ta fram dokumentation, värdering, avtal med mera har redan genomförts i samband med ett programs design- och implementeringsfas.
Det bör dock noteras att det likväl kan uppkomma frågor och situationer som kan behöva hanteras även under ett programs löptid.
Ett exempel
- Finns det några intjänandevillkor, prestationskrav eller dylikt kopplad till ersättningen som behöver mätas? Om så är fallet kan detta eventuellt behöva stämmas av löpande, t.ex. redovisningen i syfte att säkerställa hur stor del av ersättning som deltagaren ska ha rätt till vid programmets avslut.
- Är det någon eller några nya deltagare som ska delta i ett pågående program? Om en sådan situation aktualiseras så kan bolaget behöva hantera viss information för att ge deltagaren möjlighet att gå med i programmet, som att exempelvis besluta om detta genom bolagsstämma. Har någon eller några deltagare däremot lämnat sin anställning? Beroende på vilket typ av program som har ställts ut kan bolaget då behöva hantera viss administration, som att exempelvis återköpa instrument från den anställde som slutat.
- Det bör även uppmärksammas att om bolaget har vidtagit någon åtgärd som medför en förändring som påverkar de ekonomiska värdena på en deltagares instrument (som tex. en aktiesplit eller aktieutdelning) bör detta även uppmärksammas för att kunna beaktas i samband med programmets avslut.
Vad händer när ett program avslutas?
Efter att intjänandeperioden har löpt ut och programmet avslutas har deltagarna möjlighet att äntligen erhålla värde/ersättning från programmet. Detta kan ske exempelvis genom att en deltagare utnyttjar optioner till köp av aktier genom ett optionsprogram eller erhåller kontant ersättning genom ett syntetiskt optionsprogram.
Det är också i samband med ett programs avslut som den större delen av administration och olika åtgärder behöver genomföras av bolaget. Det är för att säkerställa att hanteringen av den utbetalda ersättningen/värdet från programmet levereras och de olika åtgärder som kan behöva hanteras påverkas av vilken typ av program som ställts ut av bolaget.
Några exempel på de frågeställningar som bolag kan behöva hantera vid ett programs avslut är följande:
- Ska nyemitterade aktier ställas ut?
Om ersättningen till deltagaren ska bestå av nyemitterade aktier så kommer en bolagsstämma hållas för att besluta om nyemissionen samt en registrering av nyemission göras hos Bolagsverket. - Behöver någon ersättning rapporteras genom arbetsgivarrapporteringen?
Om det är ett program som beskattas som lön hos deltagaren kan bolaget behöva rapportera ersättningen till individerna och redovisa sociala avgifter i samband med att den månatliga arbetsgivardeklarationen lämnas in. Den praktiska och skattemässiga hanteringen av ersättning från programmet bör vara fastställd innan programmets avslut. - Har bolaget bokfört några personalkostnader?
Beroende på hur programmet ser ut och hur ev. personalkostnader från programmet har kostnadsförts kan det även bli aktuellt för bolaget att göra avdrag/justera kostnadsföringen i bolagets redovisning och inkomstdeklaration, i syfte att säkerställa en korrekt hantering.
Behöver någon information kommuniceras till deltagarna?
Det är vanligt att bolag hjälper deltagarna av programmet med frågor om hur ersättningen/värdet från programmet ska hanteras. Den hjälpen kan bestå av att förslagsvis ta fram information i form av instruktioner om hur ersättningen som betalas ut kommer att beskattas samt instruktioner om vilka ev. åtgärder som behöver vidtas i samband med att deltagaren redovisar inkomsten i sin deklaration.
Vad kan vi som bolag få hjälp med?
Beroende på vilken typ av program som ställs ut kan bolagets behov för rådgivning och assistans avseende bolagets incitamentsprogram variera. Våra specialister på Skeppsbron Skatt och Aspia har mångårig erfarenhet inom de många olika områden där frågeställningar kan uppstå under ett programs löptid och vid ett programs avslut och kan därmed assistera med de olika frågor som kan uppkomma för bolaget utifrån deras önskemål.
Vi kan även genom vårt omfattande globala nätverk och våra samarbetspartners assistera med internationella frågor som avser programmet, besvara frågor som avser andra länder samt assistera med frågor som avser värdering och legala frågor.
Önskar ni assistans med hjälp hänförligt till ett incitamentsprograms avslut, eller har ni några övriga frågor gällande incitamentsprogram är ni välkomna att vända er till oss på Skeppsbron Skatt och Aspia!
Vi har med det här inlägget länkat till två filmer som har tagits fram av Skeppsbron Skatt som kortfattat beskriver vad man som bolag i samband med ett programs löptid och vid ett programs avslut. Skeppsbron Skatts inledande två filmer med information om vad bolag behöver beakta under de inledande faserna av ett incitamentsprogram finns sedan tidigare publicerade på Aspiabloggen.
Här hittar du filmerna:
Vad behöver man tänka på när man ställer ut ett incitamentsprogram? - Del 3, Löptid - Skeppsbron Skatt
Vad behöver man tänka på när man ställer ut ett incitamentsprogram? - Del 4, Avslut - Skeppsbron Skatt
