Även om en semesterresa känns väldigt avlägsen i dessa tider, så är faktiskt semester en högst aktuell fråga just nu. För många företag avslutas nämligen semesteråret den 31 mars. Här är fem viktiga saker att hålla koll på.
De flesta förknippar förmodligen semester med sol, sand och lata sommardagar, men faktum är att en av de viktigaste semesterhändelserna sker redan i månadsskiftet mars-april. 31 mars avslutas nämligen det gamla semesteråret och den 1 april börjar det nya. Och i samband med det finns det en hel del saker som du som arbetsgivare behöver hålla koll på:
1. Skilj på intjänandeår och uttagsår
Enligt lagen har alla anställda rätt till 25 semesterdagar under ett semesterår. Men, och det här är ett viktigt men, det är skillnad på intjänandeår och på uttagsår: under intjänandeåret tjänar du in semesterdagar, under uttagsåret tar du ut semesterdagar.
Som exempel: En anställd börjar hos dig den 1 april 2020. Då blir 1 april 2020 till 31 mars 2021 den personens intjänandeår. Då tjänar personen in semesterdagar som den sen får ta ut under det uttagsår som börjar 1 april 2021. Intjänandeår och uttagsår pågår med andra ord parallellt, men det är viktigt att hålla koll på vilka dagar som hör till vad.
Ett misstag kan nämligen vara att anställda tar ut alla sina semesterdagar under sommaren. Sen när julen kommer tror man att man har tjänat in nya semesterdagar under hösten, men de dagarna hör ju till nästa semesterår.
Är en anställd tjänstledig är frånvaron inte semestergrundande.
2. Håll koll på vilka som har rätt till semester
Alla anställda har rätt till semester, men då krävs något som kallas semestergrundande närvaro. Det innebär i princip att man är på jobbet, men även de första 180 dagarna av en sjukskrivning och de första 120 dagarna av föräldraledighet är semestergrundande. (Det finns även andra frånvarotyper som kan vara semestergrundande.) Är en anställd däremot tjänstledig är frånvaron inte semestergrundande.
3. Räkna ut de nyanställdas rätt till semesterdagar
Om någon har börjat arbeta hos dig efter den 1 april får du räkna ut hur många semesterdagar personen har tjänat in genom att kolla vilket datum personen började. Ta sen alla kalenderdagar från den dagen fram till sista mars. Multiplicera med 25 (antalet semesterdagar) och dela med 365 (årets dagar, med hänsyn till skottår som då blir 366 dagar). Siffran du får ut då avrundar du uppåt, till exempel 17,1 avrundas till 18. Så många betalda semesterdagar har den anställde rätt att ta ut under sitt kommande uttagsår. Resterande dagar har personen rätt att ta ut som obetald ledighet eller som förskott om företaget tillämpar det.
Semesterlön är den lön den anställde får när hen har semester.
4. Skilj på semesterlön och semesterersättning
Semesterlön är den lön den anställde får när hen har semester. Det är samma lön som vanligt, plus ett lagstadgat semesterlönetillägg på 0,43 procent av månadslönen per dag. En del kollektivavtal har ännu högre tillägg.
Semesterersättning är något som kan betalas ut till personer som är anställda kortare tid än tre månader. Istället för att ta ut sin semester i form av lediga dagar får de en extra utbetalning på 12 procent (vissa kollektivavtal har en högre procent) av den lön de har tjänat den månaden.
5. Var ute i god tid!
Du som arbetsgivare är skyldig att se till att dina anställda tar ut minst 20 semesterdagar per år så att de får tid för återhämtning. Kolla gärna direkt efter sommaren så att alla verkar hinna ta ut sina dagar under uttagsåret, annars är risken att de måste ta paniksemester i mars.
Dessutom får anställda bara spara semester i max fem år, sex år om båda parter är överens om det. Därför är det viktigt att du i god tid kollar upp om någon anställd har kvar så gamla semesterdagar och att ni kommer överens om hur de ska hanteras.
Inför nästa uttagsår bör du dessutom kolla upp hur de som har varit långtidsfrånvarande, till exempel föräldralediga, vill göra med sina semesterdagar. De har nämligen rätt att i vissa fall skjuta över fler än fem semesterdagar till nästa år.
| OBS! Artikeln utgår ifrån semesterupplägg enligt semesterlagens huvudregel och uppläggen kan vara annorlunda vid exvis sammanfallande semester och/eller annat semesterår. För dig som har sammanfallande semesterår är det lika viktigt att ta hänsyn till det kommande årets planerade frånvaro som att göra en semesteravstämning av föregående år. |
Vill du få fler tips? I guiden "Guldkorn för företagaren" delar vi med oss av värdefulla råd kring bland annat avdrag, bokföring och holdingbolag.
